Digital Mailroom


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Die Digitalisierung und Klassifizierung von eingehender Post zum frühest­möglichen Zeitpunkt bieten einer Unternehmung massive Optimierungs­möglichkeiten innerhalb ihrer Geschäftsprozesse. Mittels Digitaliserung, automatischer Datenextraktion und dem Zusammen­führen mit anderen elektronischen Formaten werden die Informationen in Fach­applikationen oder Kernprozessen übersichtlich zur Verfügung gestellt und ein Medienbruch vermieden.

ELCA Mailroom ist der ideale Ausgangspunkt zur Optimierung Ihrer Fachprozesse und der Realisierung des «papierlosen Büros». Neben dem klassischen Digitalisieren von Papierdokumenten wird auch die Verarbeitung von Faxnachrichten, E-Mails oder über Web-Portale übermittelte Dokumente unterstützt. Spezifische Lösungen erlauben die synchrone Kommunikation mit dem Absender, um den Erhalt eines Dokuments elektronisch zu quittieren.

Der ideale Ausgangspunkt zur Optimierung Ihrer Fachprozesse und der Realisierung des «papierlosen Büros».

ELCA Mailroom basiert auf moderner Scan- und OCR-Technologie, welche die Separierung und Klassifizierung der Eingangspost automatisiert. Die von ELCA eingesetzten State-of-the-Art-Technologien arbeiten mit Analysen von Layout, Inhalt oder mit der Hinterlegung von Stammdaten.

ELCA Mailroom ist modular aufgebaut und kann jederzeit an spezifische Kunden­anforderungen angepasst werden. Die Lösung besteht aus drei Hauptbereichen:

  • Digitalisierung und Separierung der Dokumente aus Eingangsstapeln
  • Datenextraktion und Klassifizierung der Dokumente
  • Übergabe der Dokumente und Index-Informationen an ECM-Lösungen

ELCA Mailroom beschränkt sich nicht nur auf die technische Umsetzung, sondern umfasst auch organisatorische Aspekte. Dank der engen Zusammenarbeit mit Swiss Post Solutions kann ELCA ausserdem das Outsourcing für Digital Mailroom anbieten.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • «Standortkonsolidierung» der verschiedenen Posteingänge und Optimierung bei der Verarbeitung der täglichen Post und saisonaler Spitzen
  • Kosteneinsparungen aufgrund von Prozessoptimierungen und erhöhter Produktivität
  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit dank optimierter Prozesse und elektronischem Aktenzugriff
  • Standortunabhängige Verarbeitung von Kundenanfragen und Fachprozessen
  • Rasche Identifikation von Engpässen in den Prozessen mittels aufschluss­reicher Statistiken
  • Ersparnisse bei den internen Personalkosten dank Outsourcing
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