News - 13 Juni 2017

Sport trifft Datenmanagement: ELCA unterstützt die FISU

Der internationale Hochschulsportverband „Fédération Internationale du Sport Universitaire“ (FISU) veranstaltet auf der ganzen Welt mehr als 60 Wettkämpfe und verwaltet rund 80’000 Kontakte. ELCA hat für die FISU eine zentrale Datenbank und eine digitale Lösung entwickelt, um die weltweiten Anmelde- und Akkreditierungsprozesse zu optimieren. Die moderne Lösung reduziert die Abhängigkeit von externen Dienstleistern und die dafür anfallenden Kosten. Zudem hat die FISU nun die volle Kontrolle über ihre Daten, die sie auch für die Veröffentlichung der Wettkampfergebnisse und der globalen Rankings benötigt. Sport und Datenmanagement sind also eng verknüpft – und ELCA wurde aufgrund ihrer Technologie-Expertise und ihrer umfangreichen Erfahrung im Sportsektor als Partnerin ausgewählt.

Copyright: FISU

Die in Lausanne ansässige FISU ist das Verwaltungsgremium des internationalen Hochschulsports und zählt heute über 170 zugehörige Mitgliederverbände. Weltweit veranstaltet die FISU mehr als 60 Sportwettbewerbe, darunter die World University Championship und die Sommer und Winter Universiade. Zehntausende Studenten aus der ganzen Welt nehmen an den FISU-Sportveranstaltungen teil. Die FISU benötigte ein zentrales Informationssystem, um die Anmelde- und Akkreditierungsprozesse für ihre Veranstaltungen weltweit zu optimieren und zu standardisieren und ihre Kontakte weltweit zu verwalten.

Die neue digitale Lösung von ELCA: mehr Automatisierung und Autonomie, weniger Kosten
In nur zwölf Monaten implementierte ELCA eine zentrale, funktionsreiche moderne Lösung, welche die kompletten Anmelde- und Akkreditierungsprozesse für die FISU-Veranstaltungen vereinfacht:

  • FISU-Mitglieder und Zuständige für die Akkreditierung – weltweit mehr als 300 Personen – nutzen jetzt ein modernes und intuitives Online-Portal für die verschiedenen Anmelde- und Akkreditierungsschritte. 
  • Die FISU kann jetzt sämtliche Anmelde- und Akkreditierungsprozesse zentral verwalten, einschliesslich der Genehmigungsverfahren und Sicherheitskontrollen bei nationalen Behörden sowie die Identitäts- und Zutrittskontrolle für die jeweiligen Veranstaltungen. 
  • Die Lösung hat den Prozess für die Generierung der Akkreditierungskarten für die Event-Teilnehmer immens vereinfacht: Die Akkreditierungskarten („Batch) beinhalten alle relevanten Informationen, die es für die Einlass- und Zugangskontrollen während der Events benötigt – inklusive eines Barcodes für die Abwicklung schneller Sicherheitskontrollen.

Die FISU kann diese Akkreditierungslösung basierend auf Microsoft SharePoint 2013 ganz einfach und autonom selbst verwalten. Dies war ein wichtiges Kriterium des Kunden, der seine Abhängigkeit von externen Dienstleistern und die damit verbundenen Kosten reduzieren wollte.

« Die moderne Lösung von ELCA erlaubt es uns, die Kontrolle über unsere Daten zu behalten und das Datenmanagement sowie das internationale Kontaktmanagement zu optimieren. So reduzieren wir die Kosten und gestalten unsere Organisation effizienter und flexibler. Vor allem ist die Lösung ein wichtiger Meilenstein in unserer digitalen Transformation. »

Eric Saintrond, Generalsekretär und CEO der FISU

Bild: Durch das Akkreditierungssystem von ELCA generierte Akkreditierungskarten und -informationen für Veranstaltungsteilnehmende (zum Beispiel Athleten, Personal, Presse und Freiwillige). Die Karten beinahlten alle relevanten Informationen für die Zutrittsrechte vor Ort.

Alles dreht sich um Daten: Besitz, Management, Nutzung und Analyse der Daten 
Die Akkreditierungslösung ist eng an den Kern der Datenarchitektur der FISU angeschlossen. ELCA integrierte die zentrale Datenbank „University Sports Data Management System“ in einer weiterentwickelten CRM-Lösung (Microsoft Dynamics CRM). Diese ermöglicht ein verbessertes Kontakt- und Einladungsmanagement der über 80’000 Kontakte (Sportler/-innen, Trainer/-innen, Personal, Vertreter/-innen der Universitäten, Regierungsbeauftragte, Medienvertreter/-innen und VIP).

Diese neue Anwendungslösung mit zentralem Datenmanagement bietet der FISU erstmalig eine konsolidierte 360-Grad-Sicht auf die Teilnehmenden und die Veranstaltungen. Ergebnisse von Datenanalyse sowie Statistiken werden in einem modernen, visuell aufbereiteten Dashboard in Echtzeit dargestellt.

« Wir haben uns auch für ELCA als unabhängiges Schweizer Unternehmen entschieden, um das Hosting der Applikation in einer privaten Cloud zu übernehmen. Da wir internationale Daten verwalten und mit unseren Mitgliedsverbänden austauschen, möchten wir sicherstellen, dass alle Daten gemäss der Schweizer Datenschutzgesetze gespeichert werden. »

Eric Saintrond

Die Experten von ELCA unterstützen die FISU bei der Implementierung des Anmelde- und Akkreditierungsportals für die World University Championship 2018 und die Universiaden 2019.

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