Certas améliore ses processus métier

Certas gagne en efficacité dans la gestion ses activités grâce à l'utilisation d'une solution BPM moderne.

21.09.2018

Certas, détenu à parts égales par Siemens Schweiz AG et le Groupe Securitas, est leader sur le marché de la réception et du traitement des signaux et des messages d'alarme provenant de systèmes de sécurité, d'installations techniques, de maisons intelligentes ou de systèmes d'alarme personnels (par exemple pour les personnes handicapées). Il est impératif que les processus soient stables et vérifiables, dans la mesure où ils peuvent sauver des vies.

La gestion documentaire de Certas s’effectuait précédemment sur une plate-forme ECM déployée en 2008. De par l’accroissement des volumes et des nouvelles exigences, la solution étant devenue obsolète : des problèmes de performance et de stabilité ont rendu son utilisation difficile. L’obsolescence des systèmes existants est un problème fréquent : la maintenance devient un défi alors que les interdépendances des processus compliquent leur utilisation. Dès lors, le workflow principal doit être remplacé pour anticiper les évolutions à venir. Il en résulte une optimisation des processus et une meilleure réactivité aux questions des clients.

ELCA est un partenaire de confiance de Certas depuis plus de 10 ans dans plusieurs domaines, y compris pour l'archivage de documents et l’intégration de données. Les nouveaux processus basés sur Bonitasoft ont démontré les compétences d'ELCA, sur des projets tels que l'intégration de nouvelles plates-formes dans un environnement déjà en place (ERP, Archive, Scanning), ou encore la coordination de plusieurs interfaces d'applications tierces. Pour ce faire, ELCA a réalisé une nouvelle interface web conviviale.

 

Les améliorations apportées par la nouvelle solution sont notables :

  • Les collaborateurs peuvent désormais travailler plus efficacement avec des temps de traitement plus rapides et à une conception optimisée des processus et des interfaces entre les différentes applications.
  • L'amélioration de la gestion, du suivi et du contrôle des Workflows a permis d'offrir un meilleur service au client.
  • Une nouvelle interface utilisateur optimisée, basée sur les tâches à effectuer, facilite le travail de plus de 100 utilisateurs dans toute la Suisse.
  • La planification des ressources est devenue plus facile grâce à l'amélioration de la capacité de production de rapports et de statistiques.
  • La réduction des dépendances entre les différents processus et systèmes, a permis de diminuer les efforts de maintenance et la complexité d’utilisation.
  • Des traitements accélérés pour les événements de Workflow provenant d'applications tierces, passant de quelques minutes à quelques secondes.

Le projet a démarré en 2013 avec un examen des processus Business et une évaluation du produit BPM adapté à la nouvelle plate-forme. Considérant les résultats obtenus, et l'environnement système déjà existant, ELCA a suggéré – puis mis en œuvre - une nouvelle solution basée sur Bonita BPM (par Bonitasoft). Les principaux critères de la décision furent notamment la stabilité du moteur BPM, la capacité d’intégrer d'autres systèmes, et la réputation de Bonita BPM sur le marché. En outre, Certas a pu réduire les coûts grâce à l’application d’un modèle de licence par abonnement, plutôt que le modèle de licence par utilisateur couramment utilisé. Dès lors, le prix n’est régi que par les processus utilisés, indépendamment du nombre d'utilisateurs réels.

 

Les projets de ce type sont comparables à une opération chirurgicale, dans la mesure où l'ensemble du projet doit être bien préparé, pour préserver les activités quotidiennes, et effectuer une transition maîtrisée en assurant la synchronisation des deux plates-formes et la migration progressive des processus. Notre interface centralisée avec ELCA QDB a effectué la transition en douceur, et seul un changement de configuration dans cette interface a été nécessaire.

 

ELCA avait pour objectif supplémentaire d'augmenter l'efficacité de la plateforme. Le programme global de modernisation du Certas devait permettre au même nombre d'employés de traiter un plus grand nombre de dossiers. Ainsi, la gestion en interne des processus et des ressources devait être simplifiée et plus efficace. L’interface utilisateur et la qualité de service ont été améliorées, en complément d’une meilleure transparence pour les employés de Certas, et des coûts opérationnels réduits.