FISU: Le sport et la gestion des données sont liés

La Fédération internationale du sport universitaire (FISU) organise plus de 60 compétitions dans le monde et gère jusqu’à 80 000 contacts pour ces événements.

ELCA a développé une base de données centralisée et une solution numérique pour rationaliser à l’échelle mondiale les processus d’inscription et d’accréditation. Cette solution moderne permet à la FISU d’être moins dépendante des prestataires externes et donc de réduire les coûts associés et permet également à l’organisation de garder le contrôle de ses données. ELCA a été choisie comme partenaire privilégiée en raison de sa solide expertise technologique et de sa vaste expérience dans le secteur du sport.

La Fédération internationale du sport universitaire (FISU), installée à Lausanne, est l’instance dirigeante du sport universitaire à l’échelle mondiale. Elle compte actuellement 170 associations membres. La FISU organise plus de 60 compétitions sportives dans le monde, comme les championnats du monde universitaires et les universiades d’été et d’hiver. Des dizaines de milliers d’étudiants du monde entier participent aux événements sportifs de la FISU. La FISU avait besoin d’un système d’information centralisé afin d’optimiser et de standardiser les processus d’inscription et d’accréditation à l’échelle mondiale pour ces manifestations et également de gérer ses contacts internationaux.

 

Nouvelle solution numérique: plus d’automatisation et d’autonomie, moins de frais: 
En seulement 12 mois, ELCA a mis en place une solution numérique centralisée avec de nombreuses fonctionnalités de pointe qui simplifient le processus complet d’inscription et d’accréditation des événements de la FISU:

  • Les membres de la FISU et les officiels responsables de l’accréditation, soit plus de 300 personnes dans le monde, utilisent désormais un portail en ligne moderne et intuitif pour les diverses démarches d’inscription et d’accréditation. 
  • La FISU peut maintenant gérer l’ensemble des processus, y compris l’autorisation des autorités nationales, la vérification des règles de participation à l’événement ainsi que la gestion des droits d’accès individuels à l’événement. 
  • La solution simplifie la génération des cartes d’accréditation pour tous les participants. Ces supports physiques – contenant toutes les informations nécessaires sur le site de la manifestation – comportent notamment un code-barres permettant d’accélérer les contrôles de sécurité.

L’organisation peut gérer elle-même facilement cette solution d’accréditation s’appuyant sur Microsoft SharePoint; ce critère était d’ailleurs une exigence clé du client qui souhaitait être moins dépendant des prestataires externes. Il économise dorénavant les frais qui avaient été consacrés à la location externe de la solution ainsi que ceux liés à chaque adaptation du processus d’accréditation ou des formulaires.

Tout sur les données : détention, gestion, partage et analyse des données 

La solution d’accréditation est étroitement connectée au cœur de l’architecture de données de la FISU. ELCA a intégré la base de données centralisée « University Sports Data Management System » à une solution CRM avancée (Microsoft Dynamics CRM). Celle-ci permet de gérer au mieux les relations et les invitations d’environ 80 000 contacts (athlètes, entraîneurs, personnel, représentants des universités, personnel gouvernemental, médias et VIP).

 

Cette nouvelle solution applicative associée à une gestion centralisée des données offre pour la première fois à la FISU une véritable vue à 360 degrés sur les participants et les événements. Les résultats de l’analyse de données et les statistiques peuvent être affichés sur un tableau de bord moderne, graphiquement enrichi et fournissant des informations en temps réel.

 

Les experts d’ELCA assistent par ailleurs la FISU dans la mise à jour du portail d’inscription et d’accréditation pour la FISU dans le cadre des championnats du monde universitaires 2018 et des universiades 2019.

 

FISU  accreditation cards
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