Dématérialisation de l'information: la première étape vers l'entreprise digitale
La dématérialisation des documents gagne du terrain ! Réservée hier encore aux grandes entreprises et aux administrations, elle s'est peu à peu démocratisée et concerne aujourd'hui toutes les organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité.
Face au volume croissant de données traitées quotidiennement, la gestion de documents papier ou digitaux tout comme la dématérialisation des échanges restent des problèmes critiques dans un monde toujours plus digital et connecté.
Le rôle d’une stratégie claire de gouvernance autour de la gestion du contenu d’entreprise (ECM) et de la gestion de l’information (EIM) n’a jamais été aussi important et constitue certainement l’une des clefs importantes de résolution et d’appréhension de cette problématique.
Subie ou voulue, la révolution numérique est en marche, mais comment en saisir les opportunités? Julien Poffet – ECM Manager chez ELCA revient sur la transformation digitale en cours autour de l’espace de travail en entreprise et les solutions de Digital Workplace.
Qu’entend-on par gestion électronique des documents et dématérialisation ?
La gestion électronique de document gère le cycle de vie du document. De son acquisition à son archivage chaque étape du cycle de vie des documents est contrôlée, maîtrisée, enregistrée. Grâce à la mise en œuvre de workflow, chaque collaborateur sait à chaque instant ce qu’il doit faire: produire, vérifier, valider, diffuser ou archiver un document. Les notifications peuvent alerter les collaborateurs lorsqu’une tâche doit être effectuée, ou bien encore lorsqu’un collègue a déposé un document sur le portail documentaire/collaboratif. D’abord centrée sur les processus internes de l’entreprise, la dématérialisation s’étend aussi vers l’externe et s’applique alors aux processus d’achats, d’approvisionnements, les relations clients, les échanges avec les administrations, les flux financiers. On parle alors de « dématérialisation ». Mais attention, la transformation digitale c’est bien plus que ça ! La dématérialisation, c’est-à-dire, le traitement digital des documents et des informations constitue la première étape vers la transformation digitale de l’entreprise.
Comment se concrétise la transformation digitale en entreprise?
La transformation digitale réside dans la digitalisation progressive de tous les processus de l’entreprise. On parle alors « d'entreprise digitale ». Selon Gartner, l’entreprise digitale implique «la création de nouveaux modèles économiques qui brouillent les frontières entre le monde physique et le monde digital». Considérons par exemple l’espace de travail en entreprise. Nous constatons dernièrement une incroyable évolution des usages professionnels notamment grâce aux possibilités offertes par la technologie en situation de mobilité. Mais plus globalement nous assistons dans ce domaine à un véritable changement de paradigme. Afin de mieux faire face à leurs défis actuels, les entreprises ont besoin d’une force de travail de plus en plus mobile et agile. Ce nouveau besoin de mobilité se résume par une suppression progressive des contraintes spatio-temporelles, qui bouscule les habitudes de travail. Les entreprises sont impactées et doivent s’adapter face à ce bouleversement tant technologique que culturel. L’introduction d’outils de productivité tels que « digital workplace » devient une étape incontournable à la transformation digitale.