Dématérialisation de l'information: la première étape vers l'entreprise numérique

La dématérialisation des documents gagne du terrain ! Réservée hier encore aux grandes entreprises et aux administrations, elle s'est peu à peu démocratisée et concerne aujourd'hui toutes les organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité.

Face au volume croissant de données traitées quotidiennement, la gestion de documents papier ou numériques tout comme la dématérialisation des échanges restent des problèmes critiques dans un monde toujours plus numérique et connecté.

by Julien Poffet
ECM Manager at ELCA

Le rôle d’une stratégie claire de gouvernance autour de la gestion du contenu d’entreprise (ECM) et de la gestion de l’information (EIM) n’a jamais été aussi important et constitue certainement l’une des clefs importantes de résolution et d’appréhension de cette problématique.
Subie ou voulue, la révolution numérique est en marche, mais comment en saisir les opportunités? Julien Poffet – ECM Manager chez ELCA revient sur la transformation numérique en cours autour de l’espace de travail en entreprise et les solutions de Digital Workplace.
 

Qu’entend-on par gestion électronique des documents et dématérialisation ?

La gestion électronique de document gère le cycle de vie du document. De son acquisition à son archivage chaque étape du cycle de vie des documents est contrôlée, maîtrisée, enregistrée. Grâce à la mise en œuvre de workflow, chaque collaborateur sait à chaque instant ce qu’il doit faire: produire, vérifier, valider, diffuser ou archiver un document. Les notifications peuvent alerter les collaborateurs lorsqu’une tâche doit être effectuée, ou bien encore lorsqu’un collègue a déposé un document sur le portail documentaire/collaboratif. D’abord centrée sur les processus internes de l’entreprise, la dématérialisation s’étend aussi vers l’externe et s’applique alors aux processus d’achats, d’approvisionnements, les relations clients, les échanges avec les administrations, les flux financiers. On parle alors de « dématérialisation ». Mais attention, la transformation numérique c’est bien plus que ça ! La dématérialisation, c’est-à-dire, le traitement numérique des documents et des informations constitue la première étape vers la transformation numérique de l’entreprise.

 

Comment se concrétise la transformation numérique en entreprise?

La transformation numérique réside dans la digitalisation progressive de tous les processus de l’entreprise. On parle alors « d'entreprise numérique ». Selon Gartner, l’entreprise numérique implique "la création de nouveaux modèles économiques qui brouillent les frontières entre le monde physique et le monde numérique". Considérons par exemple l’espace de travail en entreprise. Nous constatons dernièrement une incroyable évolution des usages professionnels notamment grâce aux possibilités offertes par la technologie en situation de mobilité. Mais plus globalement nous assistons dans ce domaine à un véritable changement de paradigme.  Afin de mieux faire face à leurs défis actuels, les entreprises ont besoin d’une force de travail de plus en plus mobile et agile. Ce nouveau besoin de mobilité se résume par une suppression progressive des contraintes spatio-temporelles, qui bouscule les habitudes de travail. Les entreprises sont impactées et doivent s’adapter face à ce bouleversement tant technologique que culturel. L’introduction d’outils de productivité tels que « digital workplace » devient une étape incontournable à la transformation numérique.

Qu’est-ce qui change pour l’entreprise et ses collaborateurs grâce au « Digital workplace » ?

Le « digital workplace » est un espace de travail digital qui permet au collaborateur d’accéder de manière centralisée à l’ensemble de l’information publié par lui-même ou mise à disposition par d’autres services de la société. Le « digital workplace » permet un accès sécurisé, fiable et mobile à l’ensemble des informations et outils utiles à l’accomplissement de ses tâches quotidiennes. Le « digital workplace » favorise ainsi la productivité, la coopération et l’innovation collaborative et représente de ce fait une opportunité exceptionnelle pour les entreprises de développer un avantage concurrentiel sur leur marché. Dans le cas d’un workplace orienté « gestion clients » la digitalisation des informations permettent d’obtenir une vue à 360° du client même depuis le terrain, ce qui participe à augmenter la qualité de service client (réactivité, suivi de dossier…). Le digital workplace répond avant tout une nécessité de s’adapter dans un monde qui change, un monde toujours plus digital, plus mobile, plus connecté, plus collaboratif. Les sociétés doivent repenser leur culture d’entreprise autour du « digital workplace », organiser leur transformation numérique et développer une intelligence collective sans quoi, elles risquent de réduire leur productivité, perdre des clients et des employés.

 

Comment ELCA accompagne ses clients dans leur démarche de transformation numérique ?

Compte tenu du nombre important d'entreprises qui n’ont pas encore initié leur réflexion à ce sujet ou peinent à déployer les technologies numériques, les pionniers du numérique pourraient devenir les leaders de leur secteur. Il s'agit là d'une opportunité unique. Pour opérer leur transformation et tirer pleinement parti de cette révolution numérique, les organisations doivent maîtriser toute une gamme de technologies nouvelles et améliorées dans des domaines variés tels que la gestion documentaire et la collaboration d’entreprise (OCR, Taxonomie/recherche, portails collaboratifs…), la Business Intelligence, le Big Data (ex :le traitement du langage naturel (NLP/TLN) , le BPM,  la CRM, etc. La révolution numérique en marche repose également sur le multicanal et de plus en plus sur l'omni canal, dont le cloud, le mobile et les réseaux sociaux sont les trois leviers. Avec l'ouverture vers ces nouveaux canaux, le système d'information devient perméable à la collaboration et à l'innovation, mais également aux cyberattaques. ELCA a pour vocation d’aider ses clients à choisir, implémenter et maîtriser toutes ces technologies susceptibles de leur procurer un avantage concurrentiel. ELCA a notamment développé une boîte à outils technologique et méthodologique visant à faciliter la transformation numérique dans l’entreprise en tirant parti de l’environnement ECM existant : l’ECM Backbone. Par ailleurs, nos experts en sécurité de l’information, bénéficient d’un important retour d’expérience sur le terrain visant à appréhender les menaces et à développer les concepts de sécurité les plus appropriés pour s’en prémunir.