Votre ECM est-il prêt pour le passage au numérique ?
Mariage d'amour ou de raison : la numérisation est indissociable de la gestion de contenu d'entreprise (ECM).
ECM Backbone est bien plus qu’une nouvelle solution logicielle, c’est une processus conceptuel associé à une boîte à outils technologiques et méthodologiques.
Dans l’imaginaire collectif, le passage au numérique est moderne et sexy, contrairement à la gestion de contenu d’entreprise. Le «bon vieux ECM» a quelques années de plus au compteur que le récent mouvement de transition vers le numérique. Pourtant, ces deux thèmes jouissent d’une relation pratiquement symbiotique: la gestion électronique ou numérique des documents et des contenus d’entreprise ainsi que l’utilisation de processus entièrement numérisés sont à la fois des précurseurs et des exigences de base pour la transformation numérique au sein des entreprises, d’autant plus que l’ère du numérique continue de créer des quantités croissantes d’informations qui doivent être gérées. L’ECM permet donc de mettre rapidement à disposition ces informations et les connaissances inhérentes, dans leur intégralité et surtout en respectant les dispositions légales. Dans le cas contraire, cela peut vite coûter cher, comme en témoignent les nombreux litiges survenus récemment.
L’ECM doit disposer d’un certain degré de maturité pour que la numérisation soit vraiment possible. Dans beaucoup d’entreprises, l’environnement ECM est une véritable jungle, un environnement complexe et hétéroclite composé de diverses solutions ECM (notamment pour l’archivage, la recherche de documents ou la communication avec les clients et la gestion des documents). Celles-ci ne permettent pas de gérer les contenus de manière centralisée et n’offrent pas d’accès centralisé à tous les collaborateurs. Cela complexifie l’environnement informatique général de l’entreprise tout en le rendant plus onéreux, d’autant plus que l’intégration et la connexion d’autres outils deviennent plus difficiles.
C’est là que le bât blesse: les points sensibles de l’ECM
La plupart des entreprises font actuellement face à au moins un des quatre défis suivants, ou «points sensibles», en ce qui concerne l’ECM
- Complexité: l’environnement est complexe, hétéroclite, opaque et composé d’applications et de solutions ECM.
- Manque de possibilité d’intégration: l’intégration durable et à moindres frais des outils ECM à d’autres applications métier est difficile, voire impossible.
- Absence d’accès centralisé: les outils ECM ne sont pas à la disposition de tous les services; y accéder par des canaux ou des appareils divers n’est pas possible, car l’accès n’est pas centralisé (Single Point of Access).
- Absence de gestion centralisée conforme aux normes légales: il n’y a pas de gestion fiable et centralisée des droits d’accès, des délais de conservation, des standards légaux et réglementaires (ce qui représente un risque d’un point de vue juridique).
Le concept d’ECM Backbone: place à la numérisation
Avec son nouveau concept d’ECM Backbone, ELCA s’attaque à ces quatre problématiques courantes: elle tente de trouver des solutions en observant à grande échelle l’environnement et les besoins ECM d’une organisation.
Grâce à ECM Backbone, les entreprises peuvent augmenter l’utilisation de l’ECM, améliorant ainsi leur retour sur investissement, et capitaliser sur les investissements déjà réalisés dans ce domaine. En conséquence, elles peuvent mieux exploiter les opportunités de leur environnement ECM et, parallèlement, faire en sorte que celui-ci réponde aux exigences imposées par la transformation numérique de leur environnement informatique.
- Permet d’exploiter l’ensemble des fonctionnalités de l’ECM pour tous les processus existants et de profiter des synergies (efficacité).
- Crée les conditions préalables à la transition numérique et à l’automatisation des processus (adaptation à l’avenir).
- Simplifie l’implémentation et la capacité d’adaptation aux nouveaux services de front-end en un temps réduit grâce au découplage des composants ECM du front-end (flexibilité et délai de lancement).
- Gère et contrôle les dispositions réglementaires et de conformité de manière centralisée pour toutes les aspects relatifs à l’ECM; simplifie le traitement légal de tous les contenus (centralisation, normalisation et conformité).
- Rend accessible les fonctionnalités des composants ECM à tous les collaborateurs et permet l’accès par des terminaux mobiles et par de nouveaux canaux (avantage utilisateur et productivité).
- Augmente le retour sur investissement grâce à l’exploitation et la réutilisation d’investissements préalables dans l’ECM (retour sur investissement).
ECM Backbone est bien plus qu’une nouvelle solution logicielle, c’est une approche conceptuelle associée à une boîte à outils technologiques et méthodologiques.
L'approche ECM backbone se décompose en quatre étapes:
- Vérification des composants et des fonctionnalités ECM: tout d’abord, ELCA effectue une courte analyse de l’environnement ECM existant et vérifie les éléments suivants: les composants ECM utilisés, les fonctionnalités qu’ils offrent et la présence de redondances ou de lacunes dans l’ECM. Une stratégie relative à l’ECM sera ensuite définie en fonction de ces éléments et des exigences de l’entreprise.
- Simplification grâce à des couches d’intégration ECM: la « couche d’intégration » est appliquée pour tout l’environnement ECM existant afin de donner un accès centralisé à toutes les applications métier ECM. La couche d’intégration renforce les silos et les mémoires pour les informations et les contenus. Elle rend l’environnement ECM moins hétéroclite et simplifie l’accès à celui-ci.
- Extension des avantages de l’ECM: lors de cette étape, il s’agit de profiter au mieux de l’infrastructure ECM existante et de l’exploiter entièrement afin d’en augmenter l’utilité pour l’organisation. Ce faisant, lorsque cela est pertinent, les divers composants sont intégrés à l’environnement ECM afin de créer des synergies. L’intégration des outils permet d’uniformiser l’expérience utilisateur, d’optimiser l’utilisation des fonctionnalités et de pérenniser l’utilisation des applications métiers
- ECM centralisé et conforme: à l’aide d’un plan de classement, tous les contenus ainsi que tous les documents sont catégorisés et intégrés en conséquence à l’environnement ECM et à ses processus. Les catégories reflètent les caractéristiques d’un document du point de vue de l’ECM: type de document, droits d’accès et de modification, emplacement centralisé dans la mémoire, délais de conservation, dispositions légales valables pour ce document, etc. L’implémentation d’un tel plan de classement permet d’organiser facilement et rapidement les règles et les exigences existantes pour tous les documents et tous les dossiers d’une catégorie. Ce plan de classement est donc particulièrement intéressant pour le management. En tant que garant du respect et de la bonne application des dispositions légales de conformité celui-ci ne peut assumer cette tâche que grâce à un plan de classement transparent et électronique.
Même un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas…
De nombreuses sociétés cherchent encore le modèle d’entreprise qui leur permettra de s’adapter à un monde toujours plus numérique. Cependant, quand bien même un tel modèle n’existerait pas encore, elles peuvent déjà élaborer en interne des conditions préalables à un virage numérique réussi, ce qui inclut aussi le degré de maturité de l’ECM. L’ère du numérique s’accompagne également d’un flux de données en constante augmentation, renforçant la pression pesant sur les entreprises pour la gestion efficace des informations, des contenus et des documents.