Transformation digitale

L’administration automatisée des dossiers de locataires, d’objets immobiliers et de propriétaires - où que l’on se trouve - est caractéristique de la nouvelle conduite digitale de la gestion immobilière. C’est grâce à la solution informatique d'ELCA que la société VERIT Immobilien AG gagne chaque jour en efficacité.

VERIT Immobilien AG gère, loue, rénove et vend des biens immobiliers depuis 60 ans au travers de ses neuf bureaux de représentation. La garantie de la qualité et la gestion efficace de ses biens immobiliers sont des priorités essentielles pour cet acteur national. Au cours de ces dernières années, la numérisation a eu un fort impact sur le secteur de l'immobilier, au sein duquel elle a initié un changement de paradigme en accélérant la transition des systèmes analogiques vers des systèmes numériques.

La vision était tentante : Imaginer pouvoir s’affranchir des contraintes limitant l’accès immédiat et sécurisé aux dossiers en dehors du bureau, afin de gagner en productivité, que l’on soit en clientèle ou sur la route. Il y a presque trois ans, ce fut le point de départ de l'offensive de numérisation à grande échelle de VERIT.
 

L'objectif était de simplifier et d’optimiser les processus de travail afin de les automatiser au moyen d'une plate-forme unique, accessible par tous, en tout temps et de partout. Tout travail improductif en double (par exemple après une inspection de l'appartement) devait appartenir au passé. Le cahier des charges de cette nouvelle plateforme de gestion numérique donnait aux collaborateurs la capacité de gérer au quotidien tous les processus opérationnels et leurs communications en ligne, de manière entièrement digitale. Les tâches devaient ainsi pouvoir être effectuées avec toute la mobilité requise. Les nouvelles possibilités offertes par cette approche du travail au quotidien devaient certes apporter une valeur ajoutée aux employés de VERIT, mais aussi et surtout à leurs clients, c'est-à-dire aux propriétaires et aux locataires.

Dans un environnement concurrentiel, l'optimisation continue des processus est cruciale. Avec des processus manuels basés sur une gestion papier, il est cependant difficile de gagner en efficacité ; c’est pourtant une réalité amère à laquelle sont confrontés encore de nombreux prestataires de services immobiliers.
 

Au cours des deux dernières années, VERIT a fait de gros efforts pour numériser les dossiers papier existants. Cette nouvelle façon de travailler avec des documents numériques permet de mieux structurer et organiser les processus, ce qui a naturellement un effet positif sur la qualité. L'accent est également mis sur les efforts de simplification et d’automatisation des flux d’information provenant quotidiennement de l’extérieur de l’entreprise : Les processus en amont et en aval de la chaîne de valeur ajoutée sont intégrés pour obtenir une numérisation complète de bout en bout. Il n'est pas rare que les services des entreprises tierces soient ainsi complètement intégrés. L'écosystème des processus interentreprises devient de plus en plus une réalité.
 

Pour mener à bien ce projet, VERIT s’est appuyé sur le savoir-faire d'ELCA. Le processus numérique a été au centre des préoccupations, pour connecter de manière transparente archivage numérique, ERP, courrier électronique entrant et eDossier. Une nouvelle infrastructure informatique moderne a été mise en place pour permettre l’intégration de ces systèmes clés entre eux. Ceci constitue désormais la base qui permet d’offrir aux clients les nouveaux services qui sont demandés sur le marché.
 

Martin Frei, Chief Digital Officer de VERIT, reconnaît la valeur ajoutée décisive pour son entreprise : "VERIT a fait un bond en avant dans la numérisation au cours des deux dernières années. La nouvelle architecture informatique est passée du stade initial de la théorie à la concrétisation pratique et reste en constante évolution. Dans le même temps, l'entreprise a construit sa propre plateforme de gestion basée sur des processus qui sont en mesure de répondre aux demandes croissantes d'aujourd'hui et de demain. Cette plate-forme de gestion est un élément clé de notre gestion ; elle est considérée comme un investissement précieux qui assurera le succès de l'entreprise dans le futur.

Ils sont le fruit d’un concept développé par ELCA, celui du "backbone ECM" qui – dans le cas de VERIT - a intégré la solution d'archivage EASY ainsi que le "Bonita Workflow Engine" préexistants. Le framework d’ELCA Mosaic a en effet été utilisé comme interface utilisateur, ce qui a permis la création de dossiers électroniques et d'un module d’Inbox digital. L’expérience d'ELCA dans la numérisation des processus d'entreprise a été précieuse à cet égard. L’expertise de l'équipe de développement d'ELCA vis-à-vis de l'intégration de solutions d'infrastructures complexes s'est également avérée très utile. VERIT travaille désormais avec des dossiers digitaux et profite des avantages dispensés par les canaux de communication modernes.