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Archivage
Archivage électronique à l'épreuve des audits avec stockage sécurisé et immuable, traçabilité et conformité légale pour tous les types de documents
L'archivage électronique désigne généralement le stockage d'informations sous forme électronique à l'abri des contrôles. Lorsque vous archivez des documents, cela signifie que vous les conservez en toute sécurité pendant une période plus longue, sans les modifier et en les protégeant de manière adéquate contre les accès et les destructions non autorisés. Il comprend la structure, les lignes directrices, les procédures et les processus nécessaires pour gérer tous les documents/informations stockés dans une organisation.
L'archivage à l'épreuve des audits signifie donc essentiellement que le logiciel d'archivage remplit les quatre aspects suivants en ce qui concerne les documents/données tout au long de leur cycle de vie:
- Immutabilité
- Traçabilité
- Complétude
- Disponibilité
Les systèmes modernes de GED/ECM disposent déjà de fonctions d'archivage intégrées. Selon le type de document, l'archivage légal peut déjà être requis au début (à la création) du cycle de vie (par exemple, une facture). Dans le même temps, un document tel qu'un devis dans la GED peut faire l'objet de divers processus d'édition (versions) jusqu'à ce qu'il soit officiellement envoyé à un client en tant que devis et ne doit donc être archivé de manière inaltérable qu'à ce moment-là.
Différents facteurs jouent donc un rôle dans l'archivage des documents.
- Formats de données utilisés pour l'archivage à long terme (par exemple PDF/A)
- Heure de début de l'archivage en fonction de la version "finale" du document (par exemple, uniquement en cas de livraison à des tiers)
- Heure de début de l'archivage en fonction de l'état du processus (par exemple, fermeture de la connexion au compte)
- Prise en compte des différents délais légaux de conservation en fonction du type de document
Ces règles d'archivage sont consignées dans un plan de classement dans le DMS/ECM, ou dans le système intégré de gestion des documents. Un système de gestion des documents peut non seulement gérer légalement les documents électroniques (Mosaic recordsCockpit), mais il permet également d'inclure les documents physiques dans le plan de classement. Cela garantit un stockage et une destruction de tous les documents (électroniques et physiques) de l'entreprise qui peuvent faire l'objet d'un audit.
Intégration des systèmes d'archivage existants
De nombreuses entreprises utilisent déjà des systèmes d'archivage (par exemple IBM, OpenText/Documentum, EASY, etc.). Comment les informations (documents et données archivés) de ces anciens systèmes peuvent-elles encore être consultées et intégrées dans les nouveaux processus ? L'alternative intéressante consiste à intégrer ces systèmes dans le nouveau système DMS/ECM. Avec Mosaic eanna, plusieurs projets clients ont déjà intégré de nombreux systèmes d'archives existants dans un nouveau système Mosaic eDossier DMS/ECM. Cela signifie que les documents de ces systèmes historiques restent disponibles pour les utilisateurs dans le contexte du processus, selon les besoins.
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Jan Steuerwald
Senior Project Manager
Présentation de Jan Steuerwald, notre chef de projet senior pour Mosaic IIM Solutions