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Gestion des documents
Boostez la productivité avec une GED/ECM: automatisez le traitement des documents, réduisez les coûts et obtenez une vue 360° des informations clés
L'efficacité des processus, la disponibilité de l'information indépendamment du temps et du lieu et son traitement automatisé sont des facteurs décisifs pour la réussite des entreprises. La gestion numérique des documents et du contenu de l'information à l'aide d'un système DMS/ECM joue un rôle décisif à cet égard. Dans le même temps, les documents représentent toujours le plus grand défi pour une gestion efficace, car ils arrivent dans l'entreprise par différents canaux d'entrée et sont encore largement basés sur des supports physiques.
L'introduction d'un système de gestion des documents (DMS/ECM) offre divers avantages et aide les entreprises à mettre en œuvre des initiatives de numérisation. Un SGD permet non seulement d'améliorer l'organisation des documents et donc la disponibilité des informations importantes de l'entreprise, mais aussi d'optimiser les processus et de prendre des mesures importantes pour l'avenir grâce à l'utilisation des technologies de l'IA.
Une GED couvre l'ensemble du cycle de vie des documents, de la création à la destruction. Cela signifie que les documents sont reçus (par la poste ou par courrier électronique) dans l'entreprise, qu'ils passent par différentes versions, qu'ils font l'objet d'une collaboration au sein de l'équipe grâce à des flux de travail, qu'ils sont éventuellement archivés et supprimés à l'expiration des délais légaux de conservation. Un système de GED/GEC optimise donc les flux de travail et offre une productivité et une capacité d'information accrues.
Gestion des ENTRÉES
Un grand nombre de documents différents arrivent chaque jour dans votre entreprise par le biais de divers canaux d'entrée tels que les boîtes de réception physiques ou les boîtes de réception électroniques. Ces documents doivent être traités de manière sûre et efficace. Ne perdez plus de temps à traiter ces documents manuellement et faites confiance à la reconnaissance et au traitement automatisés des documents.
- Reconnaissance à l'aide de l'intelligence artificielle (IA)
- Classification et vérification automatisées
- Extraction et traitement intelligents des données (OCR)
Les informations pertinentes pour l'entreprise doivent être extraites en toute sécurité d'une grande variété de documents commerciaux tels que les factures, les commandes, les demandes d'ouverture, les demandes de crédit et bien d'autres encore, puis transférées vers les processus commerciaux ultérieurs. La reconnaissance automatisée des documents vous apporte la valeur ajoutée suivante :
- Réduction des coûts de traitement
- Élimination des sources d'erreur
- Optimisation des processus numériques
L'importation de données, ou l'utilisation de ces données, à partir de systèmes existants tels que ERP, CRM peut ensuite être utilisée dans les systèmes DMS/ECM pour répondre à différentes exigences. Il peut s'agir d'une comparaison pour la validation des données des documents entrants ou de l'ajout des informations nécessaires aux métadonnées du document. Parallèlement, des informations telles que les données relatives aux clients provenant d'un système existant peuvent également être affichées dans le dossier électronique en tant que données supplémentaires pour montrer aux employés le contexte global d'un dossier ou d'une transaction commerciale (voir CORE Management).
Les formulaires électroniques basés sur le web permettent de lancer des processus en dehors de l'entreprise. Il peut s'agir, par exemple, de demandes d'ouverture émanant de clients ou de parties intéressées, qui déclenchent ensuite un cas ou un processus de flux de travail dans le DMS/ECM (entrée dans la salle de courrier numérique, dossier électronique).
Gestion du CORE
Un DMS/ECM donne aux greffiers une vue à 360 degrés des documents liés aux dossiers et de leur correspondance. Tous les documents sont disponibles de manière centralisée pour tous les employés dans un dossier électronique, ce qui améliore la disponibilité des informations et simplifie le travail quotidien de conseil aux clients. Cette solution rend les processus documentaires beaucoup plus efficaces et les demandes des clients peuvent être traitées plus rapidement et avec une meilleure qualité.
- Vue à 360 degrés des documents liés à un dossier en reliant dynamiquement les informations connexes provenant d'applications spécialisées (systèmes existants), de la gestion des entrées, de la gestion des processus d'entreprise, de la gestion de la communication avec les clients et des archives électroniques.
- Recherche de documents, présentation de dossiers et gestion de cas (y compris les informations provenant d'applications spécialisées)
- Visionneuse intégrée pour l'affichage des documents (fonctions d'annotations et de commentaires)
- Recherche, filtrage, tri et affichage intuitifs et conviviaux (recherches supportées par AI et LLM)
- Check-in/out et versionnement des documents (piste d'audit)
- Archivage et gestion des documents Fileplan
- Les algorithmes alimentés par l'IA permettent la recherche rapide d'informations pertinentes grâce à la recherche sémantique et au traitement du langage naturel (NLP).
Complète les systèmes de contenu existants et les applications spécialisées par des fonctions de traitement des documents et des fichiers (zone de dépôt, traitement des dossiers, regroupement de documents, fonction de commentaire, multi-exportation (fusion), exportation Excel, complément Outlook, intégration Office, mode hors ligne, etc.)
DMS/ECM
Le DMS/ECM offre une gestion des dossiers entièrement intégrée pour le traitement des transactions commerciales. Contrairement à un processus de workflow/BPM, un processus de cas est plus ad hoc et n'est pas soumis à un processus strictement prédéfini. Les employés peuvent exécuter des processus spécifiques à un cas de manière contrôlée et surveillée. Bien entendu, il est également possible d'intégrer des processus clairement définis dans le DMS en utilisant des flux de travail/BPM pour cartographier des processus structurés.
Domaines d'application typiques de la gestion des documents / de la gestion intelligente de l'information:
Gestion OUTBOUND
La gestion de la communication sortante ou de la communication avec les clients (CCM) ne fait pas directement partie du cœur de la GED/GEC. Toutefois, de nouveaux documents peuvent également être créés dans le cadre des processus opérationnels, qui doivent également être placés dans le contexte des informations contenues dans le DMS/ECM.
Il peut s'agir d'une production de masse (relevés de compte, factures, etc.), générée à partir de données provenant d'un système existant et stockée dans le dossier électronique du DMS/ECM. Parallèlement, les documents peuvent également être générés individuellement et personnalisés grâce à l'interaction avec les utilisateurs. Le fait de guider l'utilisateur à travers des étapes intelligentes de création de documents permet d'accélérer l'ensemble du processus tout en garantissant que le contenu et la structure nécessaires sont conformes aux directives et aux exigences de l'entreprise.
En gérant tous les documents (entrants ou générés par l'entreprise elle-même) au sein du DMS/ECM, il est possible d'obtenir une vue à 360 degrés de toutes les informations et données nécessaires.
Suite de produits DMS/ECM
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Jan Steuerwald
Senior Project Manager
Présentation de Jan Steuerwald, notre chef de projet senior pour Mosaic IIM Solutions