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Mosaic recordsCockpit
Assurez conformité et gestion sécurisée des documents avec Mosaic recordsCockpit, qui consolide archives numériques et physiques
L'élément central du Mosaic recordsCockpit est le plan de classement, dans lequel toutes les exigences et directives légales sont mises en correspondance avec des périodes et des règles de conservation définies. En fonction des processus et des types de documents de votre entreprise, les documents et les données sont placés dans le contexte des types d'enregistrements de conformité.
Dans les différents cycles de vie des documents/données (création, traitement, archivage et destruction), il existe différentes lignes directrices et procédures qui doivent être prises en compte et qui sont donc définies dans le plan de classement.
Avec le recordsCockpit de Mosaic, vous assurez les exigences suivantes en matière d'archivage:
- Traçabilité de la date d'archivage de ce qui a été archivé avec quelles règles
- Quand, qui est autorisé à accéder ou à supprimer des informations d'archives en fonction de ses droits?
- La durée légale de conservation des informations, qui dépend également de l'état d'avancement du processus, est respectée
- L'effacement des informations est contrôlé en tenant compte des conditions légales
- Les ajustements de stockage dus à des modifications légales peuvent être effectués en toute sécurité
Points forts
- Outil moderne de gestion des dossiers pour gérer les plans de classement
- Gestion centralisée des périodes de conservation, des lois et des lignes directrices dans une application web
- Consolidation des processus métier et des types d'enregistrements de données dans un contexte unique
Un système de gestion des documents permet non seulement de gérer légalement les documents électroniques, mais aussi d'inclure les documents physiques dans le plan de classement. Cela permet de garantir le stockage et la destruction de tous les documents (électroniques et physiques) de l'entreprise, avec une preuve d'audit.
Intégration des systèmes d'archivage existants
De nombreuses entreprises utilisent déjà des systèmes d'archivage (par exemple IBM, OpenText/Documentum, EASY, etc.). Comment les informations (documents et données archivés) de ces anciens systèmes peuvent-elles encore être consultées et intégrées dans les nouveaux processus ? L'alternative intéressante consiste à intégrer ces systèmes dans le nouveau système DMS/ECM. Avec Mosaic eanna, plusieurs projets clients ont déjà intégré de nombreux systèmes d'archives existants dans un nouveau système Mosaic eDossier DMS/ECM. Cela signifie que les documents de ces systèmes historiques restent disponibles pour les utilisateurs dans le contexte du processus, selon les besoins.
Markus Boos
Lead Manager
Présentation de Markus Boos, notre chef de file pour les solutions IIM de Mosaic