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Archivierung
Gewährleistung einer revisionssicheren Archivierung mit unveränderlicher Speicherung, Rückverfolgbarkeit und Rechtskonformität für alle Dokumenttypen
Unter elektronischer Archivierung versteht man allgemein die revisionssichere Speicherung von Informationen in elektronischer Form. Wenn Sie Dokumente archivieren, bedeutet dies, dass Sie sie für einen längeren Zeitraum sicher, unverändert und angemessen vor unbefugtem Zugriff und Zerstörung geschützt aufbewahrt werden. Sie umfasst den Aktenplan, die Richtlinien, Verfahren und Prozesse, die für die Verwaltung aller in einer Organisation gespeicherten Dokumente/Informationen einzuhalten sind.
Revisionssichere Archivierung bedeutet also im Wesentlichen, dass die Archivierungssoftware die folgenden vier Aspekte im Zusammenhang mit Dokumenten/Daten über deren Lebenszyklus erfüllt:
- Unveränderlichkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Verfügbarkeit
Moderne DMS/ECM-Systeme verfügen bereits über integrierte Archivierungsfunktionen. Je nach Dokumententyp kann eine rechtssichere Archivierung bereits zu Beginn (bei der Erstellung) des Lebenszyklus (z.B. einer Rechnung) erforderlich sein. Gleichzeitig kann ein Dokument, wie z.B. ein Angebot im DMS, bis zum offiziellen Versand als Angebot an einen Kunden verschiedene Bearbeitungsprozesse (Versionen) durchlaufen und muss daher erst ab diesem Zeitpunkt unveränderbar archiviert werden.
Bei der Archivierung von Dokumenten spielen also verschiedene Faktoren eine Rolle.
- Datenformate für die Langzeitarchivierung (z.B. PDF/A)
- Startzeitpunkt der Archivierung basierend auf der Dokumentenversion "Final" (z.B. nur bei Abgabe an Dritte)
- Startzeitpunkt der Archivierung auf Basis von Prozesszuständen (z.B. Beendigung der Kontoverbindung)
- Berücksichtigung unterschiedlicher gesetzlicher Aufbewahrungsfristen je nach Art des Dokuments
Diese Archivierungsregeln werden in einem Aktenplan im DMS/ECM oder im integrierten Records Management System definiert. Ein Records Management System kann nicht nur elektronische Dokumente rechtssicher verwalten (Mosaic recordsCockpit), sondern erlaubt auch die Aufnahme physischer Dokumente in den Aktenplan. Damit ist eine revisionssichere Ablage und Vernichtung aller Dokumente (elektronisch und physisch) in Ihrem Unternehmen gewährleistet.
Integration bestehender Archivsysteme
Viele Unternehmen haben bereits Archivsysteme im Einsatz (z.B. IBM, OpenText/Documentum, EASY, etc.). Wie können Informationen (archivierte Dokumente und Daten) aus diesen Altsystemen weiterhin genutzt und in neue Prozesse integriert werden? Die sinnvolle Alternative ist die Integration dieser Systeme in das neue DMS/ECM-System. Mit Mosaic eanna wurden in verschiedenen Kundenprojekten bereits viele bestehende Archiv-Altsysteme in ein neues Mosaic eDossier DMS/ECM integriert. Damit stehen den Anwendern die Dokumente aus diesen Altsystemen weiterhin bedarfsgerecht im Prozesskontext zur Verfügung.
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DMS/ECM Produkt Suite
Integrations- und Migrationsdienste
Jan Steuerwald
Senior Project Manager
Wir stellen Jan Steuerwald vor, unseren Senior Project Manager für Mosaic IIM Solutions