Digitalisierung von Informationen: Der erste Schritt zum digitalen Unternehmen

Die Digitalisierung von Dokumenten ist auf dem Vormarsch. Was gestern noch Grossunternehmen und öffentlichen Verwaltungen vorbehalten war, nutzen heute auch immer mehr Organisationen, unabhängig von ihrer Grösse und Branche. 

Die täglich zu verarbeitenden Datenmengen werden immer umfangreicher. Daher ist die Verwaltung von Dokumenten in gedruckter oder digitaler Form und die Digitalisierung von Informationen ein business-kritischer Bereich in einer zunehmend vernetzten Welt.

by Julien Poffet
ECM Manager at ELCA

Eine klare Governance-Strategie rund um das Enterprise Content Management (ECM) und insbesondere um das Informationsmanagement von Unternehmen war noch nie so wichtig wie heute. Sie ist ein massgeblicher Faktor, wenn es gilt, eine Lösung für das Handling der immer grösser werdenden Datenmengen zu finden. Ob gewünscht oder aufgezwungen – die digitale Revolution findet statt und niemand kann sich ihr entziehen. Wie aber können wir die damit verbundenen Chancen nutzen? Julien Poffet, ECM Senior Manager bei ELCA, äussert sich zur digitalen Transformation am Arbeitsplatz und zu Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz an sich.

 

Elektronische Dokumentenverwaltung und Digitalisierung – Worum geht es dabei?

Die elektronische Dokumentenverwaltung umfasst den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten. Dabei wird jede Phase des Lebenszyklus eines Dokuments erfasst, kontrolliert und überwacht – von der Beschaffung bis zur Archivierung. Dank implementierter Informationsprozesse weiss jeder Mitarbeitende stets, was zu tun ist: ist ein Dokument zu erstellen, prüfen, validieren, verteilen oder zu archivieren? Die Mitarbeitenden erhalten eine Meldung, wenn eine Aufgabe auszuführen ist oder wenn ein Dokument auf dem entsprechenden Portal verfügbar wird. Die Digitalisierung bezieht sich in erster Linie auf die internen Prozesse eines Unternehmens. Sie ist aber auch nach aussen wirksam und betrifft Prozesse wie Einkauf, Beschaffung, Kundenbeziehung, Geldfluss oder Kontakt mit Kunden und Partnern. Unter „Digitalisierung“ versteht man , einen unterbruchfreien Prozess über alle Stationen hinweg darzustellen. Aber bei der digitalen Transformation geht es um viel mehr: Die Digitalisierung, also die elektronische Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, stellt den ersten Schritt zur digitalen Transformation eines Unternehmens dar.

 

Wie sieht die digitale Transformation im Unternehmen konkret aus?

Dieser Vorgang digitalisiert - wie der Name schon sagt - nach und nach sämtliche Prozesse eines Unternehmens. Man spricht vom «digitalen Unternehmen», wenn alle Prozesse umgestellt sind. Gemäss Gartner impliziert das digitale Unternehmen die Schaffung neuer Wirtschaftsmodelle, die die Grenzen zwischen der physischen und der digitalen Welt verwischen. Dies lässt sich beispielsweise an den Arbeitsplätzen in einem Unternehmen aufzeigen: In jüngster Zeit ist eine zunehmende Nutzung digitaler Technologien im beruflichen Umfeld zu beobachten, insbesondere dank der Möglichkeiten, die diese in Bezug auf die Mobilität bieten. In diesem Bereich findet gerade der eigentliche Paradigmenwechsel statt. Um besser auf aktuelle Herausforderungen reagieren zu können, sind die Unternehmen immer mehr auf mobile und flexible Mitarbeitende angewiesen. Dieses neue Bedürfnis nach Mobilität zeigt sich darin, dass räumliche und zeitliche Einschränkungen zunehmend aufgehoben werden. Dadurch ändern sich die Arbeitsgewohnheiten grundlegend. Die Einführung von Instrumenten zur Produktivitätssteigerung, wie dem digitalen Arbeitsplatz, ist ein unumgänglicher Schritt in dieser Entwicklung hin zur digitalen Transformation.

Was ändert sich für das Unternehmen und seine Mitarbeitenden dank des digitalen Arbeitsplatzes?

Der digitale Arbeitsplatz ist eine digitale Arbeitsumgebung, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, zentral auf sämtliche Informationen, die sie erstellt und verbreitet haben oder die ihnen von anderen internen Stellen zur Verfügung gestellt werden, zuzugreifen. Sie haben so einen sicheren, zuverlässigen und mobilen Zugang zu sämtlichen Informationen und Instrumenten, die die tägliche Arbeit erleichtern. Damit fördert der digitale Arbeitsplatz die Produktivität, die Zusammenarbeit und die Innovation. Für Unternehmen stellt er eine einmalige Gelegenheit dar, einen Wettbewerbsvorteil im Markt zu erzielen. Bei einem auf die Kundenbetreuung ausgerichteten Arbeitsplatz ermöglicht es die Digitalisierung von Informationen und überall einen Gesamtüberblick über die Kundenbeziehung zu erhalten. Dies trägt zu einem qualitativ besseren Kundendienst bei (Reaktionszeit, Nachführung der Dossiers usw.). Der digitale Arbeitsplatz dient in erster Linie dazu, sich einer Welt, die immer digitaler, mobiler, vernetzter und kollaborativer wird, anzupassen. Die Unternehmen müssen ihre digitale Transformation organisieren und eine kollektive Intelligenz entwickeln. Andernfalls laufen sie Gefahr, dass ihre Produktivität sinkt und sie Kunden und Mitarbeitende verlieren.

 

Wie begleitet ELCA ihre Kunden bei der digitalen Transformation?

Zahlreiche Unternehmen haben noch nicht über dieses Thema nachgedacht; anderen fällt es schwer, digitale Technologien einzusetzen. Wer jetzt schnell ist, kann zum Pionier der Digitalisierung und Branchenführer in seinem Bereich werden. Dies stellt eine einzigartige Chance dar. Um ihre Transformation durchzuführen und die digitale Revolution vollumfänglich zu nutzen, müssen Organisationen eine ganze Reihe von neuen und verbesserten Technologien in verschiedensten Bereichen wie Dokumentenverwaltung und Unternehmenskollaboration (OCR, Taxonomie/Suche, kollaborative Portale usw.), Business-Intelligence, Big Data (z. B. Computerlinguistik (NLP/TLN), BPM, CRM usw.) beherrschen. Die digitale Revolution beruht auf Multichannel- und immer mehr auch auf Omnichannel-Strategien, die sich auf die Cloud, mobile Geräte und soziale Netzwerke stützen. Mit der Öffnung für diese neuen Kanäle wird das Informationssystem durchlässiger für die Zusammenarbeit und die Innovation, aber es wird auch anfälliger für Hackerangriffe. ELCA hat es sich zur Aufgabe gemacht, ihren Kunden bei der Auswahl, der Einführung und beim Einsatz dieser Technologien, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können, zu helfen.

Dazu hat ELCA technologische und methodische Instrumente entwickelt, die die digitale Transformation im Unternehmen unterstützen sollen, wobei die bestehende ECM-Umgebung genutzt wird: der ECM-Backbone. Dabei sammeln unsere Experten für IT-Sicherheit auch wichtige Erfahrungen, damit sie Bedrohungen erfassen und geeignete Sicherheitskonzepte entwickeln können.