Digital Workplace

Un nouvel intranet efficace et sécurisé pour la Banque cantonale de Schwytz

Pour qu’une solution intranet soit efficace et conviviale, elle doit être conçue en étroite collaboration avec les personnes qui l’utiliseront vraiment. A la Banque cantonale de Schwytz (SZKB), ELCA n’a donc pas défini les processus métier avec les responsables informatiques, mais bien avec les utilisateurs.

Un bon intranet ne se limite pas au stockage d’informations opérationnelles. Il facilite aussi la communication et l’échange de données entre les collaborateurs, fournit un bon aperçu des processus en cours, met à disposition des outils internes et permet une collaboration efficace sur le lieu de travail numérique (Digital Workplace), qui fédère tous ces aspects. Si l’on veut que les possibilités techniques soient effectivement exploitées, l’accès doit être intuitif et tous les contenus pertinents doivent être disponibles rapidement. 

 

Atteindre tous ces objectifs représente un véritable défi qu’il ne faut pas sous-estimer. Une équipe d’ELCA s’est attelée à la tâche et a commencé, début 2015, à œuvrer au remplacement de la solution intranet utilisée par la SZKB, qui était basée sur Microsoft FrontPage. Il était clair dès le départ que le nouvel intranet devait être basé sur l’environnement SharePoint 2013 existant; toutefois, la structure, les contenus et les rôles des utilisateurs n’avaient pas encore été définis.

Une phase de démarrage agile

Il n’existe pas de solution standard pour de tels processus, bien au contraire: il est nécessaire d’analyser tant les habitudes des utilisateurs que les processus opérationnels existants, d’en vérifier l’adéquation en prenant en compte les évolutions à venir. Pour y parvenir, des ateliers complets ont été organisés dès février 2015 afin d’identifier les attentes et d’établir les objectifs. A partir des résultats obtenus, il était alors possible de définir et de visualiser les processus opérationnels qui ont ensuite fait partie intégrante de la mise en œuvre technique. 

 

Le regroupement des processus en équipes et en projets a constitué un élément essentiel de ce projet. Les spécialistes d’ELCA se sont assurés que, dans la mesure du possible, les utilisateurs de l’intranet voient uniquement les contenus les concernant afin qu’ils puissent travailler le plus efficacement possible dans les espaces dédiés aux équipes et aux projets. Les auteurs, quant à eux, gèrent l’intranet en rédigeant de nouveaux contenus (tels que les news) qu’ils publient par la suite. Ce nouveau lieu de travail numérique ( Digital workplace ) aide les collaborateurs dans leur travail quotidien grâce à des outils pratiques et des processus automatisés basés sur Nintex. La gestion des autorisations, un aspect central pour une banque dans la mesure où elle doit assurer la protection des contenus sensibles, a été conçue en étroite collaboration avec la SZKB.

 

Un design intuitif

L’association intelligente des contenus et l’affichage d’informations pertinentes sont certes des facteurs importants pour la satisfaction des utilisateurs, mais l’utilisateur final attend également un design convivial, informatif et agréable. Pour optimiser le look and feel de l’intranet, ELCA a donc travaillé avec Dachcom, une agence de communication de renom. 

 

Grâce aux conseils judicieux et au travail de préparation effectué par ELCA, la SZKB a été en mesure de réaliser la migration vers la nouvelle solution intranet de manière indépendante. Les collaborateurs de la SZKB utilisent la nouvelle solution intranet depuis février 2016 et cette dernière rencontre un franc succès. «Grâce à l’excellente collaboration avec ELCA, nous avons pu lancer un environnement intranet convivial, rafraîchissant et offrant des contenus actualisés, le tout dans le respect des délais. Nous avons été particulièrement impressionnés par l’incroyable savoir-faire d’ELCA ainsi que par leur approche de travail. Le nouvel intranet est un instrument de travail essentiel, que nos collaborateurs apprécient énormément et qu’ils utilisent au quotidien», résume Michael Syfrig, chef de projet chez SZKB.