Les critères de réglementation et de conformité deviennent déterminants.

ELCA met à disposition d'une grande société d'audit un système d'archivage "audit-proof".

14.08.2018

Conformité fait partie de ces mots qui sont à la mode aujourd’hui. La conformité, c’est respecter les lois et les règles et être en mesure de prouver qu’on l’a fait. Elle s’applique non seulement aux sociétés soumises à des approbations régulières, comme, par exemple, à des fins de certification ou d’audit, mais aussi aux cabinets d’audit eux-mêmes. Ces derniers doivent en effet eux aussi archiver leurs résultats de manière fiable afin de respecter les réglementations en vigueur.

Selon le sujet d’un mandat, les documents doivent être archivés pendant 10 ou 20 ans ou même plus. Et il ne s’agit pas seulement de les archiver. Il faut aussi qu’ils restent accessibles après l’expiration de la période d’archivage. Les règles de conservation et de destruction sont promulguées sous la forme de divers règlements (p. ex. le GDPR).

 

L’un des plus grands cabinets d’audit de Suisse a chargé ELCA de l’aider à identifier une plate-forme d’archivage légale couvrant l’ensemble de l’entreprise de manière à supporter la solution de digital workplace basée sur SharePoint. La croissance exponentielle du volume des données à stocker soumettait l’infrastructure à une charge importante et affectait les performances. La solution d’archivage devrait "alléger le fardeau" pesant sur le système et assurer un poste de travail numérique performant et stable. L’intégration de la solution d’archivage devait en outre être totalement transparente aux yeux des utilisateurs – les processus de travail ne devaient pas être affectés.

 

Les mandats de révision doivent être enregistrés conformément au droit suisse.

 

Lorsqu’un auditeur termine un mandat, l’espace de travail contenant tous les documents liés à ce mandat est fermé. « Fermé » signifie ici que les documents en question ne doivent plus être accessibles au quotidien et sont mis en lecture seule. Dans ce statut, ils peuvent facilement être archivés dans une solution d’archivage distincte dédiée. Les documents sont archivés en toute sécurité pendant un certain laps de temps conformément aux exigences légales suisses, tels que le Code des obligations (CO), les lois relatives à la taxe sur la valeur ajoutée, l’Ordonnance concernant les données et informations électroniques (OelDI) et bien d’autres encore.

 

Les documents ne surchargent plus le poste de travail numérique (ce qui signifie aussi que l’onéreuse infrastructure SharePoint est délestée, ce qui permet au client de faire de substantielles économies).

 

ELCA recommande EASY Archive

 

ELCA a analysé la situation et les besoins du client, puis a évalué différentes options en matière d’archivage. Le client souhaitait une solution parfaitement intégrée. Nous avons donc implémenté chez le client une solution d’archivage très légère, facile à installer et peu gourmande en infrastructure. Elle est aussi particulièrement économique et facile à utiliser. Un « proof-of-concept » a établi que c’est la solution logicielle d’EASY Software (un grand fabricant allemand de solutions d’archivage) qui répondait le mieux aux besoins du client.

 

Nous avons aidé le client à configurer la solution et supporté son intégration avec SharePoint. La solution comporte également un client Web, qui est utilisé par le service juridique et pour la gestion des accès. Il offre des fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion des dossiers, des fonctionnalités de conservation légale et la gestion des autorisations (ceci doit être tenu à jour, même lorsque des personnes quittent l’entreprise), des options de record management, de recherche supplémentaires, ou encore un journal d’audit, etc. Les fonctionnalités nécessaires étaient soit disponibles prêtes à l’emploi ( "Out of the box") soit faciles à implémenter. Le client dispose dès lors de toutes les fonctionnalités dont il a besoin et les exigences légales en matière de gestion des documents sont remplies.

L’installation, la configuration et l’implémentation se sont très bien passées et le client a été impressionné par la rapidité et la facilité avec laquelle ELCA a fait fonctionner la solution. Le « Proof of concept » a été réalisé en juin 2017, l’implémentation entre septembre et octobre et la mise en production fin janvier 2018. Le client a été particulièrement impressionné par notre expertise et notre savoir-faire dans le domaine de la gestion des contenus d’entreprise (ECM) et la valeur ajoutée d’ELCA sur l’ensemble du projet.

 

Plusieurs milliers d’utilisateurs accèdent maintenant aux documents archivés dans EASY via SharePoint. La solution d’archivage EASY Archive est une solution tout à fait indépendante et l’énorme quantité de documents n’affecte plus les performances de SharePoint.