Ist Ihr ECM fit für die Digitalisierung

Egal ob Liebesheirat oder Zwangssymbiose: Digitalisierung geht nicht ohne Enterprise Content Management (ECM)

Der ECM-Backbone ist keine weitere Softwarelösung, sondern ein konzeptionelles Vorgehen mit einem technologischen und methodologischen Werkzeugkasten.

«Digitale Transformation» klingt modern und sexy, Enterprise Content Management nicht. Dafür hat das "gute alte ECM" auch schon ein paar Jahre mehr auf dem Buckel als die junge Digitalisierung – und trotzdem sind beide Themen geradezu symbiotisch miteinander verbunden: Das elektronische bzw. digitale Management von Dokumenten und Unternehmensinhalten sowie komplett digitale Prozesse sind sowohl Wegbereiter als auch Grundvoraussetzung für die Digitalisierung in Unternehmen, zumal das digitale Zeitalter immer mehr Informationen hervorbringt, die es zu handhaben gilt. ECM hilft, diese Informationen und das damit verbundene Wissen schnell, vollständig und vor allem gemäss den gesetzlichen Vorgaben, zur Verfügung zu stellen– sonst kann es schnell teuer werden, wie viele Rechtsstreitigkeiten der jüngsten Vergangenheit bewiesen haben.
 
Damit Digitalisierung überhaupt möglich ist, benötigt das ECM in einer Organisation einen gewissen Reifegrad. In vielen Unternehmen besteht ein regelrechter ECM Dschungel: eine sehr komplexe und heterogene Landschaft aus verschiedenen ECM-Lösungen (zum Beispiel für die Archivierung, Dokumentensuche oder die Kundenkommunikation und das Records-Management), die die Inhalte weder zentral verwalten noch einen zentralen Zugriff für alle Mitarbeiter bereitstellen. Dies verkompliziert und verteuert gleichzeitig auch die allgemeine IT-Landschaft eines Unternehmens; die Integration und Verknüpfung mit anderen Tools wird schwierig.

 

Hier drückt der Schuh: Pain-Points im ECM

Die meisten Unternehmen kämpfen aktuell mit mindestens einer der folgenden vier Herausforderungen (Pain-Points) im Bereich des ECM:

  1. Komplexität: Es besteht eine sehr heterogene, komplexe und intransparente Landschaft von ECM-Applikationen und -Lösungen.
  2. Mangelnde Integrationsmöglichkeit: Die ECM-Tools lassen sich nicht oder nur sehr schwer und kostenintensiv integrieren bzw. nachhaltig mit anderen Business-Applikationen verbinden.
  3. Kein zentraler Zugriff: Die ECM-Tools stehen nicht allen Abteilungen zur Verfügung, und es kann nicht über verschiedene Kanäle oder Geräte auf sie zugegriffen werden, weil es keinen zentralen Zugriff (Single Point-of-Access) gibt.
  4. Kein zentrales, gesetzeskonformes Management: Das rechtliche Risiko dabei: Es gibt kein zentrales und verlässliches Management in Bezug auf Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen oder regulatorische und gesetzliche Vorgaben.

Das ECM-Backbone-Konzept: Aufräumen für die Digitalisierung

Das neue Konzept des ECM-Backbones von ELCA adressiert und löst die vier häufigsten Pain-Points, indem es die ECM-Landschaft und ECM-Bedürfnisse einer Organisation ganzheitlich auf der Metaebene betrachtet und sie im Sinne der Organisation verbessert. Mit Hilfe des ECM-Backbones vervielfachen Unternehmen den Nutzen und damit den Return-on-Investment ihrer ECM-Landschaft sowie der bereits getätigten Investitionen in diesem Bereich. So werden die Möglichkeiten der bestehenden ECM-Landschaft voll ausgeschöpft, und sie wird gleichzeitig fit gemacht für die Anforderungen, die die Digitalisierung an eine IT-Landschaft stellt.

Die Vorteile des ECM-Backbone-Konzepts auf einen Blick: Der ECM-Backbone
  • trägt dazu dabei, die komplette Bandbreite der ECM-Funktionalitäten für alle existierenden Prozesse voll auszuschöpfen und Synergien zu nutzen (Effizienz);
  • schafft die Voraussetzungen für eine interne Digitalisierung und Automatisierung (Zukunftsfähigkeit);
  • vereinfacht die Implementierung und Release-Fähigkeit neuer Front-End-Services in kürzeren Zeitabständen durch eine konsequente Entkopplung der ECM-Komponenten vom Front-End (Flexibilität/time-to-market);
  • verwaltet und kontrolliert die regulatorischen und Compliance-Vorgaben zentral für alle ECM-relevanten Belange und vereinfacht die gesetzeskonforme Verwaltung aller Inhalte (Zentralisierung/Standardisierung/Compliance);
  • macht die Funktionalitäten der ECM-Komponenten wirklich allen Mitarbeitern zugänglich und ermöglicht den Zugriff über mobile Endgeräte und neue Kanäle Anwendernutzen/Produktivität);
  • steigert den Return-on-Investment, indem bereits getätigte Investitionen ins ECM voll ausgeschöpft und sogar erweitert werden (Return-on-Investment).
ECM-Backbone in vier Schritten einfach erklärt
  1. Prüfung von ECM-Komponenten und -Funktionalitäten: In einem ersten Schritt führt ELCA eine Kurzanalyse der bestehenden ECM-Landschaft durch und prüft folgende Punkte: Welche ECM-Komponenten gibt es und welche Funktionalitäten bieten diese? Gibt es Überschneidungen oder gegebenenfalls Lücken im ECM? Abhängig von den Antworten auf diese Fragen und den Anforderungen des Unternehmens wird anschliessend die ECM-Strategie definiert.
  2. Vereinfachung durch den ECM-Integrationslayer: Der sogenannte «Integrationslayer» wird über die bestehende ECM-Landschaft gelegt, damit über diesen Layer zentral auf die einzelnen ECM-Business-Applikationen zugegriffen werden kann. Der Integrationslayer konsolidiert die verschiedenen Silos und Speicher für Informationen und Inhalte und vereinfacht so den Zugriff und die Komplexität der heterogenen ECM-Landschaft.
  3. Ausweitung des ECM-Nutzens: Bei diesem Schritt geht es darum, die bestehende ECM-Infrastruktur voll auszuschöpfen und so ihren Nutzen für die Organisation zu steigern. Dies geschieht, indem die verschiedenen Komponenten – wo sinnvoll – in die ECM-Landschaft integriert werden, um Synergien zu ermöglichen. Durch den Integrationsclient wird die User-Experience vereinheitlicht, die Benutzbarkeit der Funktionen verbessert und die nachhaltige Nutzung von Businessapplikationen ermöglicht.
  4. Zentrales, compliance-gerechtes ECM-Management: Mit Hilfe eines Aktenplans werden alle Inhalte und Dokumente einer Organisation kategorisiert und entsprechend in die ECM-Landschaft und ihre Prozesse integriert. Die Kategorien beschreiben den Charakter eines Dokuments aus der ECM-Perspektive: Art des Dokuments, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte, zentraler Speicherort, Aufbewahrungsfristen, gesetzliche Bestimmungen, die für dieses Dokument gelten usw. Durch die Implementierung eines solchen Aktenplans können bestehende Regeln und Anforderungen für alle Dokumente oder Dokumentencontainer einer Kategorie schnell und einfach verwaltet werden. Dies macht den Aktenplan vor allem für das Management interessant, da dieses die Verantwortung für die Erfüllung und Umsetzung der Compliance-Vorgaben trägt und diese Aufgabe erst mit Hilfe eines transparenten, elektronisch umgesetzten Aktenplans wirklich wahrnehmen kann.

Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt …

Viele Unternehmen suchen noch nach ihrem optimalen Geschäftsmodell für eine immer stärker digitalisierte Welt. Gerade die Digitalisierung bringt eine stetig wachsende Datenflut mit sich und erhöht damit den Druck auf Unternehmen, Informationen, Inhalte und Dokumente effektiv und effizient zu verwalten.
Doch selbst wenn ein solches Geschäftsmodell noch nicht existiert, können intern bereits die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Transformation geschaffen werden – dazu gehört auch der Reifegrad des ECM.