Digitalisierung von Informationen: Der erste Schritt zum digitalen Unternehmen

Die täglich zu verarbeitenden Datenmengen werden immer umfangreicher. Daher ist die Verwaltung von Dokumenten in gedruckter oder digitaler Form und die Digitalisierung von Informationen ein business-kritischer Bereich in einer zunehmend vernetzten Welt.

Eine klare Governance-Strategie rund um das Enterprise Content Management (ECM) und insbesondere um das Informationsmanagement von Unternehmen war noch nie so wichtig wie heute. Sie ist ein massgeblicher Faktor, wenn es gilt, eine Lösung für das Handling der immer grösser werdenden Datenmengen zu finden. Ob gewünscht oder aufgezwungen – die digitale Revolution findet statt und niemand kann sich ihr entziehen. Wie aber können wir die damit verbundenen Chancen nutzen? Julien Poffet, ECM Senior Manager bei ELCA, äussert sich zur digitalen Transformation am Arbeitsplatz und zu Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz an sich.

Elektronische Dokumentenverwaltung und Digitalisierung – Worum geht es dabei?

Die elektronische Dokumentenverwaltung umfasst den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten. Dabei wird jede Phase des Lebenszyklus eines Dokuments erfasst, kontrolliert und überwacht – von der Beschaffung bis zur Archivierung. Dank implementierter Informationsprozesse weiss jeder Mitarbeitende stets, was zu tun ist: ist ein Dokument zu erstellen, prüfen, validieren, verteilen oder zu archivieren? Die Mitarbeitenden erhalten eine Meldung, wenn eine Aufgabe auszuführen ist oder wenn ein Dokument auf dem entsprechenden Portal verfügbar wird. Die Digitalisierung bezieht sich in erster Linie auf die internen Prozesse eines Unternehmens. Sie ist aber auch nach aussen wirksam und betrifft Prozesse wie Einkauf, Beschaffung, Kundenbeziehung, Geldfluss oder Kontakt mit Kunden und Partnern. Unter „Digitalisierung“ versteht man , einen unterbruchfreien Prozess über alle Stationen hinweg darzustellen. Aber bei der digitalen Transformation geht es um viel mehr: Die Digitalisierung, also die elektronische Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, stellt den ersten Schritt zur digitalen Transformation eines Unternehmens dar.

Wie sieht die digitale Transformation im Unternehmen konkret aus?

Dieser Vorgang digitalisiert - wie der Name schon sagt - nach und nach sämtliche Prozesse eines Unternehmens. Man spricht vom «digitalen Unternehmen», wenn alle Prozesse umgestellt sind. Gemäss Gartner impliziert das digitale Unternehmen die Schaffung neuer Wirtschaftsmodelle, die die Grenzen zwischen der physischen und der digitalen Welt verwischen. Dies lässt sich beispielsweise an den Arbeitsplätzen in einem Unternehmen aufzeigen: In jüngster Zeit ist eine zunehmende Nutzung digitaler Technologien im beruflichen Umfeld zu beobachten, insbesondere dank der Möglichkeiten, die diese in Bezug auf die Mobilität bieten. In diesem Bereich findet gerade der eigentliche Paradigmenwechsel statt. Um besser auf aktuelle Herausforderungen reagieren zu können, sind die Unternehmen immer mehr auf mobile und flexible Mitarbeitende angewiesen. Dieses neue Bedürfnis nach Mobilität zeigt sich darin, dass räumliche und zeitliche Einschränkungen zunehmend aufgehoben werden. Dadurch ändern sich die Arbeitsgewohnheiten grundlegend. Die Einführung von Instrumenten zur Produktivitätssteigerung, wie dem digitalen Arbeitsplatz, ist ein unumgänglicher Schritt in dieser Entwicklung hin zur digitalen Transformation.