Regulierung und Compliance gewinnen zunehmend an Bedeutung
ELCA stellt ein «revisionssicheres» Archivsystem für eine grosse Revisionsgesellschaft bereit.
Compliance ist das Schlagwort unserer Zeit: Es steht für die Einhaltung von Gesetzen und Regeln und für die Erbringung eines entsprechenden Nachweises darüber. Die Compliance-Vorschriften gelten nicht nur für Unternehmen, die regelmässig – beispielsweise im Rahmen einer Zertifizierung oder Revision – überprüft werden, sondern auch für die Revisionsgesellschaften selbst.
Diese müssen ihre Arbeitsergebnisse ebenfalls «revisionssicher» und vorschriftemässig aufbewahren und die Dokumente je nach Mandat 10, 20 oder noch mehr Jahre verwahren. Eine einfache Aufbewahrung reicht hier jedoch nicht, denn auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente weiterhin verfügbar sein. Die Regeln zur Aufbewahrung und Vernichtung von Daten sind in verschiedenen Verordnungen (z. B. GDPR) festgehalten.
Eine der grössten Revisionsgesellschaften der Schweiz bat ELCA um Unterstützung bei der Suche nach der richtigen Lösung für eine unternehmensweite Archivierungsplattform, die den auf SharePoint basierenden internen Digital Workplace entlasten sollte. Da das stark wachsende Datenvolumen die Infrastruktur belastete und die Leistung verringerte, sollte eine adäquate Archivlösung die starke Systembelastung mindern und einen leistungsfähigen und stabilen Digital Workplace gewährleisten. Darüber hinaus sollte die Integration der Archivlösung nahtlos und für den Benutzer unsichtbar umgesetzt werden, um bestehende Arbeitsabläufe nicht zu beeinträchtigen.
Revisionsmandate sind gemäss den schweizerischen Rechtsvorschriften zu speichern
Wenn ein Revisor ein Mandat abschliesst, so wird der Workplace mit allen massgebenden Dokumenten geschlossen. Dies bedeutet, dass die entsprechenden Dokumente nicht mehr für den täglichen Zugriff benötigt werden und nur noch lesbar, nicht aber bearbeitbar sind. In einer gesonderte Archivlösung können die Dokumente gemäss den schweizerischen Rechtsvorschriften, beispielsweise dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR), der Mehrwertsteuerverordnung oder der Verordnung über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V), sicher aufbewahrt werden.
So wird der Digital Workplace durch die Dokumente nicht mehr übermässig belastet (wodurch auch die kostenintensive SharePoint-Infrastruktur entlastet wird und der Kunde Geld spart).
ELCA empfahl EASY Archive
ELCA analysierte zunächst die Situation und die Anforderungen des Kunden und prüfte verschiedene Archivoptionen. Da der Kunde eine nahtlos integrierte Lösung wünschte, präsentierte ELCA eine sehr schlanke Archivlösung, die einfach zu installieren ist, geringe Anforderungen an die Infrastruktur stellt und zudem kostengünstig und einfach zu handhaben ist. Bei einem Machbarkeitstest zeigte sich, dass mit dieser Softwarelösung von EASY (einem führenden deutschen Hersteller von Archivlösungen) auf die Anforderungen des Kunden am besten eingegangen werden konnte.
ELCA unterstützte den Kunden darin, die Lösung entsprechend aufzusetzen und zu implementieren und half ihm bei der SharePoint-Integration. Angegliedert war hierbei auch ein Webclient, der von der Rechtsabteilung und für die Zugriffsverwaltung verwendet wird und Zusatzfunktionen bietet wie Datensatzverwaltung, Funktionen für gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Berechtigungsverwaltung (diese muss aktuell gehalten werden, auch wenn die Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen), zusätzliche Suchoptionen, Revisionsaufzeichnung usw. Hierfür waren die benötigten Eigenschaften entweder schon vorkonfiguriert oder einfach zu implementieren. Mit dieser Lösung verfügt der Kunde nun über alle benötigten Funktionen, und die Anforderungen an die Datensatzverwaltung sind aus rechtlicher Sicht erfüllt.
Installation, Konfiguration und Implementierung verliefen reibungslos, und der Kunde war sichtlich beeindruckt, wie rasch und unkompliziert ELCA dies durchgeführt hatte: Nachdem im Juni 2017 der Machbarkeitsnachweis erfolgte, wurde zwischen September und Oktober die Lösung implementiert, und bereits Ende Januar 2018 konnte die Plattform in Betrieb genommen werden. Doch nicht nur in dieser Hinsicht konnte ELCA überzeugen: Während der Zusammenarbeit erkannte der Kunde auch die Kompetenzen von ELCA im Bereich ECM und damit den wertvollen Beitrag, den das Unternehmen für das Gesamtprojekt leistete.
Tausende von Benutzern greifen heute über SharePoint auf die in EASY archivierten Dokumente zu und nutzen EASY Archive als eine völlig separate Archivlösung, während die Leistung von SharePoint durch die riesige Menge an Dokumenten nicht mehr belastet wird.