Dokumentenmanagement
Steigern Sie die Produktivität mit einem DMS/ECM: Automatisieren Sie die Dokumentenbearbeitung, senken Sie Kosten und erhalten Sie einen 360-Grad-Überblick
Entscheidende Faktoren für den Geschäftserfolg sind effiziente Prozesse, die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit von Informationen und deren automatisierte Verarbeitung. Die digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationsinhalten mit einem DMS/ECM-System spielt dabei eine entscheidende Rolle. Gleichzeitig stellen Dokumente nach wie vor die größte Herausforderung für ein effizientes Management dar, da sie über verschiedene Eingangskanäle in das Unternehmen gelangen und größtenteils noch physisch vorliegen.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS/ECM) bietet verschiedene Vorteile und hilft Unternehmen bei der Umsetzung von Digitalisierungsinitiativen. Ein DMS bietet nicht nur eine verbesserte Dokumentenorganisation und damit eine bessere Verfügbarkeit wichtiger Unternehmensinformationen, sondern auch die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und durch den Einsatz von KI-Technologien wichtige Schritte für die Zukunft zu gehen.
Ein DMS deckt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten ab, von der Erstellung bis zur Vernichtung. Das heißt, vom Eingang (per Post, E-Mail) ins Unternehmen, über verschiedene Dokumentenversionen, die Zusammenarbeit im Team durch den Einsatz von Workflows, die mögliche Archivierung und die Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ein DMS/ECM-System optimiert somit die Arbeitsabläufe und bietet eine erhöhte Produktivität und Informationsfähigkeit.
INPUT-Management
Jeden Tag erreicht eine große Anzahl unterschiedlicher Dokumente Ihr Unternehmen über verschiedene Eingangskanäle wie physische Posteingänge oder E-Mail-Postfächer. Diese Dokumente müssen sicher und effizient verarbeitet werden. Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit der manuellen Verarbeitung dieser Dokumente und setzen Sie stattdessen auf eine automatisierte Dokumentenerkennung und -verarbeitung.
- Erkennung mit künstlicher Intelligenz (KI)
- Automatisierte Klassifizierung und Überprüfung
- Intelligente Datenextraktion und -verarbeitung (OCR)
Geschäftsrelevante Informationen müssen aus einer Vielzahl von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen, Eröffnungsanträgen, Kreditanträgen u.v.m. sicher extrahiert und an nachfolgende Geschäftsprozesse übergeben werden. Die automatisierte Dokumentenerkennung bietet Ihnen den folgenden Mehrwert:
- Senkung der Prozesskosten
- Beseitigung von Fehlerquellen
- Optimierung der digitalen Prozesse
Datenimport bzw. Nutzung von Daten aus Legacy-Systemen wie ERP, CRM kann dann in DMS/ECM-Systemen für unterschiedliche Anforderungen genutzt werden. Sei es für einen Abgleich zur Datenvalidierung eingehender Dokumente oder zum Hinzufügen notwendiger Informationen zu den Dokumentenmetadaten. Gleichzeitig können auch Informationen wie z.B. Kundendaten aus einem Altsystem als Zusatzdaten im elektronischen Dossier angezeigt werden, um den Mitarbeitern den Gesamtzusammenhang einer Akte oder eines Geschäftsvorfalls aufzuzeigen (siehe CORE Management).
Mit webbasierten elektronischen Formularen können Prozesse außerhalb des Unternehmens gestartet werden. Dies können z.B. Eröffnungsanfragen von Kunden oder Interessenten sein, die dann einen Vorgang oder Workflow-Prozess im DMS/ECM auslösen (Eingang in digitale Poststelle, elektronisches Dossier).
CORE Management
Ein DMS/ECM ermöglicht den Sachbearbeitern eine 360-Grad-Sicht auf fallbezogene Dokumente und deren Korrespondenz. Alle Dokumente stehen allen Mitarbeitern zentral in einer elektronischen Akte zur Verfügung, was die Verfügbarkeit von Informationen verbessert und die tägliche Arbeit in der Kundenberatung vereinfacht. Mit dieser Lösung werden Dokumentenprozesse um ein Vielfaches effizienter und Kundenanfragen können schneller und mit höherer Qualität bearbeitet werden.
- 360-Grad-Sicht auf fallbezogene Dokumente durch dynamische Verknüpfung von Informationen aus Fachanwendungen (Altsystemen), Input-Management, Geschäftsprozessmanagement, Kundenkommunikationsmanagement und elektronischen Archiven (Englisch ist auch noch ein Punkt am Ende)
- Dokumentenrecherche, Dossieranzeige und Fallmanagement (einschließlich Informationen aus Fachanwendungen)
- Integrierter Viewer für die Anzeige von Dokumenten (Annotations- und Kommentarfunktionen)
- Intuitive, benutzerfreundliche Suche, Filterung, Sortierung und Anzeige (KI- und LLM-unterstützte Suche)
- Ein- und Auschecken sowie Versionierung von Dokumenten (Audit Trail)
- Fileplan Archivierung und Aktenverwaltung
- KI-gestützte Algorithmen ermöglichen das schnelle Auffinden relevanter Informationen durch semantische Suche und natürliche Sprachverarbeitung (NLP)
Ergänzt bestehende Content-Management-Systeme und Fachanwendungen um Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten und Dateien (Drop-Zone, Vorgangsbearbeitung, Dokumentenbündelung, Kommentarfunktion, Multi-Export (Merging), Excel-Export, Outlook-Add-In, Office-Integration, Offline-Modus, etc.)
DMS/ECM
Das DMS/ECM bietet ein voll integriertes Case Management zur Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Im Gegensatz zu einem Workflow/BPM-Prozess ist ein Case-Prozess eher ad-hoc-orientiert und unterliegt keinem streng vordefinierten Ablauf. Mitarbeiter können fallbezogene Prozesse kontrolliert und überwacht ausführen. Natürlich ist es auch möglich, klar definierte Prozesse in das DMS zu integrieren und über Workflows/BPM strukturierte Abläufe abzubilden.
Typische Einsatzgebiete für Dokumentenmanagement / intelligentes Informationsmanagement:
OUTBOUND Management
Das Outbound- oder Customer Communication Management (CCM) gehört nicht direkt zum Kern eines DMS/ECM. Im Rahmen der Geschäftsprozesse können jedoch auch neue Dokumente erstellt werden, die ebenfalls in den Kontext von Informationen innerhalb des DMS/ECM gestellt werden müssen.
Dabei kann es sich um Massenoutput (Kontoauszüge, Rechnungen usw.) handeln, welche aus Daten eines Altsystems generiert und dann im elektronischen Dossier im DMS/ECM abgelegt werden. Gleichzeitig kann der Output auch individuell generiert und durch Interaktion mit den Benutzern angepasst werden. Die Führung des Benutzers durch intelligente Schritte der Dokumentenerstellung ermöglicht es, den gesamten Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig sicherzustellen, dass der erforderliche Inhalt und die Struktur mit den Unternehmensrichtlinien und -anforderungen übereinstimmen.
Durch die Verwaltung aller (eingehenden oder selbst erstellten) Dokumente innerhalb des DMS/ECM wird eine 360-Grad-Sicht auf alle notwendigen Informationen und Daten ermöglicht.
DMS/ECM Produkt Suite
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