Die neue BPM-Lösung von Certas löst Aufgaben noch effizienter

Certas löst seine Aufgaben noch effizienter durch den Einsatz einer modernen BPM-Lösung

21.09.2018

Certas, zu gleichen Teilen im Besitz der Siemens Schweiz AG und der Securitas Gruppe, ist Marktführer für den Empfang und die Verarbeitung von Signalen und Alarmmeldungen aus Sicherheitssystemen, technischen Anlagen, Smart Homes oder Personenalarmanlagen (z.B. für Behinderte). Es ist absolut notwendig, dass diese Prozesse stabil und überprüfbar sind, sie können Leben retten.

Die Prozesse zur Dokumentenverarbeitung von Certas basierten auf einer ECM-Plattform, die seit 2008 in Betrieb war. Durch höhere Volumina und erweiterte Anforderungen ist diese Lösung nun veraltet, Performance- und Stabilitätsprobleme behinderten die Arbeit der Nutzer. Zudem war die Wartung eine Herausforderung und Abhängigkeiten innerhalb der Prozesse erschwerten das Leben von Anwendern und Servicefachleuten. Die zentrale Workflow-Lösung musste ersetzt werden, um für zukünftige Pläne, wie Prozessoptimierungen und Reaktionszeiten bei Kundenfragen, vorbereitet zu sein.

ELCA ist bereits seit mehr als 10 Jahren ein zuverlässiger Integrationspartner und unterstützt Certas in verschiedenen Bereichen, auch in der Dokumentenarchivierung. Die neu implementierten Prozesse auf Basis von Bonitasoft belegen die Kompetenz von ELCA bei der Integration neuer Plattformen in eine laufende Systemumgebung (ERP, Archive, Scanning) und der Harmonisierung verschiedener Schnittstellen von Drittanwendungen. Zusätzlich realisierte ELCA eine neue und benutzerfreundliche Web-Oberfläche.

 

Die durch die neue Lösung erreichten Verbesserungen sind bemerkenswert:

  • Die Mitarbeiter können nun effizienter arbeiten, da sie weniger Zeit für die Bearbeitung einzelner Fälle benötigen und die Prozesse und Schnittstellen zwischen verschiedenen Anwendungen optimiert sind.
  • Die verbesserte Verwaltung, Überwachung und Steuerung der Arbeitsabläufe führt zu einem besseren Service für den Kunden.
  • Eine neue, optimierte Benutzeroberfläche, basierend auf den auszuführenden Aufgaben, hilft mehr als 100 Benutzern in der ganzen Schweiz, effizient zu arbeiten.
  • Die Ressourcenplanung wurde durch die verbesserten Berichts- und Statistikmöglichkeiten erleichtert.
  • Die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Prozessen und Systemen wurden reduziert; dies führte zu einem geringeren Wartungsaufwand und einer geringeren Komplexität.
  • Die Zeit, die für die Bearbeitung von Workflows aus Drittanwendungen benötigt wird, ging ebenfalls deutlich von Minuten auf Sekundenbruchteile zurück.

 

Der Projektstart erfolgte bereits 2013 mit einem Business Process-Review und einer Evaluierung des passenden BPM-Produkts für die neue Prozessplattform. Basierend auf den Ergebnissen dieser Evaluation und unter Berücksichtigung der bereits bestehenden Systemumgebung hat ELCA eine neue Lösung auf Basis von Bonita BPM (von Bonitasoft) vorgeschlagen und später implementiert. Hauptgründe für diese Entscheidung waren die Stabilität der BPM-Engine, die Fähigkeit der Lösung, andere Systeme zu integrieren und die Tatsache, dass Bonita BPM ein bewährtes Kernprodukt im Markt ist. Durch die Verwendung eines Abonnement-Lizenzmodells (anstelle des üblichen benutzerbasierten Lizenzmodells) konnte Certas klein anfangen und zahlte auch nur für die von ihnen genutzten Prozesse, unabhängig von der Anzahl der Benutzer, die darauf zugreifen.

 

Solche Projekte sind eine Art «Operation am offenen Herzen» und das ganze Projekt muss gut vorbereitet sein, soll das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt werden und der Übergang reibungslos funktionieren. Daher wurden beide Plattformen gleichzeitig genutzt und die Prozesse nacheinander migriert. Durch die Nutzung unsere zentrale Schnittstelle mit ELCA QDB war der Wechsel von der alten auf die neue Plattform sehr einfach - es war nur eine Konfigurationsänderung in dieser Schnittstelle notwendig.

 

 

Des weiteren sollte die Effizienz der Arbeit gesteigert werden. Das gesamte Modernisierungs- und Effizienzprogramm von Certas hatte zum Ziel, der gleichen Anzahl von Mitarbeitern zu ermöglichen, mehr Fälle zu bearbeiten. Dies bedeutet, dass das Management von Prozessen und Ressourcen vereinfacht und deren Effizienz gesteigert werden musste. Aus Sicht der Kundenschnittstelle gab es eine Verbesserung der Servicequalität und eine grössere Transparenz für die beteiligten Certas-Mitarbeiter. Nicht zuletzt konnten die Prozesskosten gesenkt werden.