Der Weg einer digitalen Transformation

Elektronische Dossiers für Mieter, Liegenschaften und Eigentümer sowie ortsunabhängiges Arbeiten prägen die neue digitale Arbeitsweise in der Immobilienbewirtschaftung. Mit Hilfe der IT-Lösung von ELCA gewinnt die schweizweit tätige VERIT Immobilien AG zudem an Effizienz.

VERIT Immobilien AG verwaltet, vermietet, saniert und verkauft Immobilien seit 60 Jahren – und dies an neun Standorten in der Schweiz. Neben der Qualität steht das effiziente Bewirtschaften der Immobilien bei VERIT im Vordergrund. In den letzten Jahren hat die Digitalisierung auch die Immobilienbranche stark erfasst und den Paradigmenwechsel von analogen zu digitalen Systemen eingeleitet.

Die Vision war verlockend: Eine unabhängige Arbeitsgestaltung, die nicht mehr an die vier Wände des eigenen Büros gebunden ist. Dies gekoppelt an die Möglichkeit, aus dem Homeoffice oder von unterwegs auf alle Akten zugreifen zu können. Dies war vor knapp drei Jahren die Ausgangslage und der Startpunkt der grossangelegten Digitalisierungsoffensive von VERIT.
 

Ziel war es, die Kernprozesse mittels einer Plattform zu automatisieren und von überall zugänglich zu machen. Unnötiges Nacharbeiten (z.B. nach einer Wohnungsbesichtigung) sollte der Vergangenheit angehören. Die Arbeit sollte mobil und direkt vor Ort erledigt werden können. Diese neuen Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsalltag sollten den Mitarbeitenden von VERIT einen Mehrwert geben, aber nicht zuletzt auch den Kunden, also den Eigentümern und den Mietern. Durch die neue digitale Bewirtschaftungsplattform werden die Mitarbeitenden zukünftig in die Lage versetzt, sämtliche Alltagsprozesse und Kommunikationsabläufe online und vollständig digital zu erledigen. Die Arbeitsabläufe werden vereinfacht, beschleunigt und optimiert.

In einem kompetitiven Umfeld ist die stetige Optimierung der Abläufe entscheidend. Mit papierbasierten manuellen Prozessen ist die Gestaltung von effizienten Abläufen eher schwierig; bei vielen Immobiliendienstleister ist dies jedoch noch bittere Realität.
 

VERIT hat in den letzten zwei Jahren grosse Anstrengungen unternommen, um die bestehenden Papierakten zu digitalisieren. Durch das neue Arbeiten mit digitalen Dokumenten können Prozesse nun besser strukturiert und verarbeitet werden, was sich auch sehr positiv auf die Qualität auswirkt. Der Fokus liegt darauf, volumengetriebene Routineprozesse zu vereinfachen, weiterzuentwickeln und automatisch zu verarbeiten, wo immer dies möglich ist. Jedoch hört diese Einbindung von Abläufen nicht beim eigenen Unternehmen auf. Vor- und nachgelagerte Prozesse in der Wertschöpfungskette werden gezielt in die Systemlandschaft integriert, so dass eine zielgerichtete End-to-End Digitalisierung der Abläufe erreicht wird. Nicht selten werden dabei Dienstleistungen von Drittfirmen komplett integriert. Das Ökosystem von firmenübergreifend Prozessen wird immer mehr zur Realität.
 

Bei diesem Vorhaben setzt VERIT verstärkt auf das Know-How von ELCA. Der digitale Prozess rückt dabei in den Mittelpunkt und wird lückenlos mit dem digitalen Archiv, dem ERP, dem ePosteingang sowie dem eDossier verbunden. Eine neue moderne IT-Infrastruktur wurde aufgebaut, um diese Integration genannter Kernsysteme zu ermöglichen. Dies ist nun die Basis, um den Kunden neue Dienstleistungen anbieten zu können, die im Markt gefragt sind.
 

Martin Frei, VERITs Chief Digital Officer, erkennt für sein Unternehmen grosse Mehrwerte: «VERIT hat in den letzten zwei Jahren einen Quantensprung in der Digitalisierung gemacht. Die neue IT-Architektur wurde von der Theorie in die Praxis umgesetzt und wird stetig ausgebaut. Gleichzeitig wird eine eigene prozessbasierte Bewirtschaftungsplattform aufgebaut, die den gewachsenen Anforderungen von heute wie auch in Zukunft gerecht werden kann. Diese Bewirtschaftungsplattform ist ein Schlüsselelement in der Bewirtschaftung und gilt als wichtige Investition, welche den Erfolg der Firma auch zukünftig sicherstellen wird.»

Als Benutzerschnittstelle wurde das ELCA-Mosaic-Framework verwendet, dieses ermöglicht den Aufbau elektronischer Dossiers und eines digitalen Inbox-Moduls. Die langjährige Erfahrung der ELCA in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen war hierbei hilfreich und wertvoll. Als sehr nützlich erwies sich auch die breite Erfahrung in Lösungsintegrationen von komplexen Infrastrukturen des ELCA Entwicklerteams. VERIT arbeitet jetzt mit zeitgemässen, elektronischen Dossiers und Kommunikationskanälen: ortsungebunden, mobil und flexibel.