Records Management

Records-Management-Lösungen helfen Ihnen, die regulatorischen Vorschriften im Zusammenhang mit dem Lifecycle Management von Informationen einzuhalten.

Das Records Management (Aktenverwaltung) unterstützt Sie dabei, Ihre Daten zu identifizieren, klassifizieren, speichern, nachzuverfolgen, zu vernichten oder dauerhaft aufzubewahren – und zwar während des gesamten Lebenszyklus und gemäss den gesetzlichen Anforderungen für Ihre Branche.

Das Records Management ist eine organisatorische Herausforderung für jedes Unternehmen. Prozesse und Strukturen müssen analysiert und gegebenenfalls angepasst werden, sodass die Anforderungen an das Records Management einheitlich umgesetzt werden können. Einige wichtige Fragen helfen Ihnen, Ihre Anforderungen zu definieren:

  • Welche Richtlinien und gesetzlichen Bestimmungen (Compliance) sind für mein Unternehmen von Bedeutung?

  • Welche Informationen müssen im Einklang mit diesen Richtlinien und Bestimmungen wie lange geschützt werden?

  • Welche Konsequenzen oder Strafen sind möglich, wenn die Richtlinien und gesetzlichen Bestimmungen nicht eingehalten werden? Wer ist wofür verantwortlich?
  • In welchem Ausmass decken wir mit unseren existierenden Systemen bereits Richtlinien für das Records Management ab?
  •  Welche Roadmap existiert für die Einhaltung der Richtlinien oder welche Roadmap muss erarbeitet werden?

Zu den Grundlagen einer ordnungsgemässen Datenverwaltungsstrategie gehört z. B. die Bestandesaufnahme der Informationstypen, ihres Lebenszyklus im Unternehmen und die Gültigkeit der Daten. Zudem müssen Regeln zum Erstellen von Datensätzen definiert werden. Da die Daten oft aus verschiedenen Quellen stammen, sollte diese Aufgabe nicht unterschätzt werden.

Heute muss eine moderne Records-Management-Lösung die unterschiedlichsten Anforderungen erfüllen:

  •  Multi-Layer-Dateistrukturen zum Archivieren elektronischer Dateien auf verschiedenen Ebenen

  • Aufbewahrungsfristen und Regeln zur Datenvernichtung

  • Suchfunktionen, die auf den Eigenschaften oder den Inhalten zum Auffinden von Dokumenten beruhen

  • Audit-Trail für Transaktionen, die sich auf die Datensätze auswirken

  • Eindeutige Zugangs- und Verarbeitungsrechte für Metadaten und Dokumente

Dank unserer langjährigen Erfahrung in diesem Bereich ist ELCA der ideale Partner für die folgenden Aspekte:

  • Consulting-Services für Bestandsaufnahmen und organisatorische Aufgaben
  • Ausarbeitung des File-Plans und Implementierung eines File-Plan-Tools, das die Festlegung der Regeln für die Erstellung von Datensätzen unterstützt
  • Realisierung und Konfiguration moderner Records-Management-Lösungen

Die Records-Management-Lösungen von ELCA basieren auf marktführenden ECM-Produkten, die ELCA an die Anforderungen der jeweiligen Branche angepasst hat und auf die Bedürfnisse des Kunden zuschneiden kann.